Закон про електронне подання в комерційні реєстри: як уряд рухається з часом
Вступ
Допомога міжнародним клієнтам, які мають бізнес у Нідерландах, є частиною моєї щоденної практики. Зрештою, Нідерланди є чудовою країною для ведення бізнесу, але вивчення мови або звикання до ділових практик Голландії може бути часом складним для іноземних корпорацій. Тому руку допомоги часто цінують. Обсяг моєї допомоги варіюється від надання допомоги у складних завданнях, до допомоги у спілкуванні з нідерландськими властями. Нещодавно мені надійшло запитання від клієнта, щоб пояснити, що саме сказано в листі Голландської торговельної палати. Цей простий, хоча важливий та інформаційний лист стосувався новинки у подачі фінансової звітності, яка незабаром стане можливою лише в електронному вигляді. Цей лист був результатом бажання уряду рухатися з часом, використовувати переваги електронного обміну даними та запровадити стандартизований спосіб поводження з цим щорічно повторюваним процесом. Ось чому фінансові звіти повинні бути подані в електронному вигляді з 2016 або 2017 фінансового року, як це втілено в мокрому знешкодженні в handelsregisters langs elektronische weg (Акт про електронну реєстрацію в комерційних регістрах), який був введений разом з Besluit elektronische знешкодження реєстрів Handels (Постанова про електронне подання в комерційні реєстри); останні надають додаткові, детальні правила. Досить рот, але що саме означає цей Закон і Постанову?
Тоді і зараз
Раніше фінансова звітність могла зберігатись у Торгово-промисловій палаті як в електронній формі, так і на папері. Цивільний кодекс Нідерландів все ще знає положення, засновані на депозиті на папері. В даний час цей метод можна розглядати як застарілий, і я насправді був трохи здивований тим, що такий розвиток подій не виник раніше. Неважко уявити, що подання фінансової звітності на папері має багато недоліків порівняно з електронною подачею цих документів, якщо дивитись з точки зору витрат та часу. Подумайте про витрати на папір та витрати та час, необхідний для того, щоб скласти річну звітність на папері та подати їх - також на папері - до Торгової палати, яка потім повинна обробити ці письмові документи, навіть не згадуючи про час та витрати, що виникають дозволяючи бухгалтеру складати або перевіряти цю (нестандартизовану) фінансову звітність. Тому уряд запропонував використовувати “SBR” (скорочення від: Standard Business Report), який є стандартизованим електронним методом створення та подання фінансової інформації та документів на основі каталогу даних (Нідерландська таксономія). Цей каталог містить визначення даних, які можна використовувати для створення фінансової звітності. Ще однією перевагою методу SBR є те, що не лише спроститься обмін даними між корпорацією та Торговою палатою, але в результаті стандартизації обмін даними з третіми сторонами стане також простішим. Малі корпорації вже можуть подавати річну звітність в електронному вигляді за допомогою методу SBR з 2007 року. Для середнього та великого бізнесу ця можливість була введена в 2015 році.
Отже, коли і для кого?
Уряд дав зрозуміти, що відповідь на це питання є типовим випадком "питань розміру". Малий бізнес буде зобов’язаний подавати фінансову звітність в електронному вигляді через SBR з 2016 фінансового року. Як альтернатива, малий бізнес, який сам (проектує та) подає фінансову звітність, має можливість депонувати звіт через безкоштовний онлайн-сервіс - сервіс “zelf deponeren jaarrekening” - який діє з 2014 року. Перевага цього Послуга полягає в тому, що не потрібно купувати програмне забезпечення, сумісне з SBR. Середньому бізнесу необхідно подавати фінансову звітність через SBR з 2017 фінансового року. Також для цих підприємств буде запроваджено тимчасовий, альтернативний онлайн-сервіс ("opstellen jaarrekening"). Завдяки цій службі середній бізнес може сам складати фінансову звітність у форматі XBRL. Після цього ці заяви можна подати через Інтернет-портал ("Digipoort"). Це означає, що корпорації не доведеться негайно купувати програмне забезпечення, сумісне з SBR. Ця послуга буде тимчасовою і скористається через п’ять років, рахуючи з 2017 року. Великий бізнес та середні групові структури не зобов’язані подавати фінансову звітність через SBR. Це пояснюється тим, що ці підприємства мають вирішувати дуже складний набір вимог. Очікується, що у цих підприємств буде можливість вибору між поданням заявки через SBR або поданням заявки через певний європейський формат з 2019 року.
Немає правил без винятків
Правило не було б правилом, якби не було зроблено жодних винятків. Два, якщо бути точним. Нові правила щодо подання фінансової звітності не застосовуються до юридичних осіб та компаній із зареєстрованим офісом за межами Нідерландів, які на підставі Handelsregisterbesluit 2008 (Постанова Комерційного реєстру 2008) зобов'язані подавати фінансові документи у Торговій палаті, наскільки та в тому вигляді, в якому ці документи повинні бути розкриті в країні зареєстрованого офісу. Другий виняток зроблений для емітентів, визначених у статті 1: 1 Wft (Закон про фінансовий нагляд) та дочірніх підприємств емітента, якщо це самі емітенти. Емітентом є будь-хто, хто бажає випускати цінні папери або має намір випускати цінні папери.
Інші точки уваги
Все-таки це ще не все. Юридичні особи самі повинні взяти до уваги деякі додаткові важливі аспекти. Одним із таких аспектів є той факт, що юридична особа буде нести відповідальність за подання фінансової звітності, яка відповідає законодавству. Серед іншого, це означає, що фінансова звітність повинна бути спроможна створити таке розуміння, щоб можна було достатньо оцінити фінансовий стан юридичної особи. Тому я раджу кожній компанії ретельно перевіряти дані у фінансовій звітності, перш ніж їх подавати. І останнє, але не менш важливе, зверніть увагу на той факт, що відмова подавати заяви у встановленому порядку, буде правопорушенням на основі Закону про мокрий економічний злочин (Wet op de Economische Delicten). Досить зручно, було підтверджено, що фінансова звітність, створена за методом SBR, може використовуватися зборами акціонерів для встановлення цих звітів. Ці рахунки можуть також підлягати аудиту бухгалтером відповідно до статті 2: 393 Цивільного кодексу Голландії.
Висновок
З введенням Закону про електронне подання у комерційні реєстри та відповідної Постанови уряд виявив приємну частину прогресивності. Як результат, для малого та середнього бізнесу стане обов'язковим депозитувати фінансову звітність в електронному вигляді за 2016 та 2017 роки відповідно, якщо компанія не підпадає під один із винятків. Переваги численні. Все-таки я раджу всім компаніям дотримуватися розуму, оскільки остаточна відповідальність все ще лежить на самих компаніях, які зобов'язані подати документи, і як директор компанії, ви, звичайно, не хочете залишатися з наслідками.
Контакти
Якщо у вас виникнуть додаткові запитання чи коментарі після прочитання цієї статті, не соромтесь звертатися до mr. Максим Ходак, адвокат в Law & More через maxim.hodak@lawandmore.nl або mr. Том Мейвіс, адвокат в Law & More через tom.meevis@lawandmore.nl або зателефонуйте нам за номером +31 (0) 40-3690680.