Терміни зберігання даних: як довго ви можете зберігати дані клієнтів?

Згідно з нідерландським законодавством, ви можете зберігати дані клієнтів лише доти, доки вони вам потрібні для мети, для якої ви їх зібрали, якщо закон не зобов’язує вас зберігати їх довше. Основним винятком є ​​ваше фінансове адміністрування: стаття 52 Закону про загальні податки (Algemene wet inzake rijksbelastingen, AWR) та стаття 2:10 Цивільного кодексу Нідерландів (BW) вимагають від вас зберігати їх протягом семи років, включаючи дані клієнтів, що містяться в них.

На цій сторінці пояснюється, як GDPR (нідерландською: AVG) та зобов’язання щодо зберігання даних, встановлені Нідерландами, поєднуються, які терміни застосовуються до найпоширеніших типів даних і що потрібно робити після закінчення терміну. ​​Ширшу рамкову схему дивіться в нашому огляді законів Нідерландів про конфіденційність даних.

Яке головне правило зберігання даних клієнтів?

GDPR не встановлює фіксовану кількість років. У ньому зазначено, що ви не можете зберігати персональні дані у формі, що ідентифікує вас, довше, ніж це необхідно для мети, для якої ви їх обробляєте (принцип обмеження зберігання).

На практиці це означає три речі. Ви зберігаєте дані лише для тієї конкретної мети, для якої ви їх зібрали, наприклад, для доставки замовлення або надсилання інформаційного бюлетеня . Ви зберігаєте лише ті дані, які вам дійсно потрібні. І ви записуєте кожен період зберігання та причину його використання, оскільки Нідерландський орган захисту даних (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) може попросити вас обґрунтувати це.

Коли мета зберігання закінчується, зникає й ваша правова підстава для зберігання даних. Потім ви видаляєте їх або анонімізуєте, щоб їх більше не можна було відстежити до певної особи. Зберігання даних «про всяк випадок» не є метою.

Звідки беруться фіксовані терміни зберігання?

Фіксовані періоди зберігання даних випливають із конкретних нідерландських законів, а не з GDPR. Закон Нідерландів про імплементацію GDPR (Uitvoeringswet AVG, UAVG) також не встановлює періодів зберігання.

GDPR вказує вам максимальний термін (не довше, ніж необхідно); конкретний закон вказує вам мінімальний термін (як довго ви повинні зберігати певні записи). Графік зберігання, який містить лише один із двох пунктів, є неповним. Якщо закон вимагає від вас зберігати дані, це юридичне зобов’язання є вашою підставою для їх зберігання, але лише для даних, які охоплює закон, і лише протягом цього періоду.

Як довго потрібно зберігати фінансову та податкову документацію?

Сім років. Стаття 52(4) Закону про робочі процеси (AWR) зобов'язує кожне підприємство зберігати свої книги, записи та інші носії даних протягом семи років, а стаття 2:10(3) BW покладає такий самий семирічний обов'язок на раду директорів юридичної особи.

Це мито поширюється на рахунки-фактури, записи про купівлю та продаж, книги обліку, банківські виписки, дані касових апаратів та точок продажу, а також річну звітність. Сюди входять імена та адреси клієнтів у рахунках-фактурах. Записи можуть бути перенесені на інший носій даних, наприклад, на сканований документ, за умови, що вони залишаються повними та читабельними протягом певного періоду (стаття 52(5) AWR та стаття 2:10(4) BW).

Записи, що стосуються нерухомості, мають довший термін дії. Згідно зі статтею 34a Закону про податок з обороту 1968 року (Wet op de omzetbelasting 1968), підприємство повинно зберігати їх протягом дев'яти років після року, в якому воно почало використовувати майно, тобто фактично десять років.

Податкове мито не виправдовує зберігання всього протягом семи років. Наприклад, ваш маркетинговий профіль клієнта не є частиною адміністрування та потребує власного, коротшого періоду.

Як довго ви можете зберігати дані працівників та кандидатів?

Облік заробітної плати є частиною адміністрування та підпадає під дію семирічного правила статті 52 AWR. Декларація про податок на заробітну плату (loonbelastingverklaring) та копія документа, що посвідчує особу працівника, регулюються окремими правилами податку на заробітну плату; перевірте поточний термін у Belastingdienst, перш ніж встановлювати його у своєму графіку.

Решта особової справи не має встановленого законом терміну зберігання. У вказівках Адміністрації сертифікованого працівника застосовується принцип необхідності: більша частина справи може зберігатися лише протягом обмеженого періоду після закінчення трудових відносин, а довше – лише за наявності конкретної причини, наприклад, розгляду спору. Дані про лікарняні можуть оброблятися лише у вузьких межах, встановлених Адміністрацією сертифікованого працівника для роботодавців; див. нашу сторінку про права працівників на випадок хвороби.

Дані кандидатів на роботу обробляються суворіше. Якщо кандидату відхилено, AP очікує, що ви видалите дані протягом кількох тижнів після завершення процедури, якщо тільки кандидат не погодиться на довший період. Включення даних кандидата до особової справи є поширеною помилкою, якої можна уникнути.

Як довго зберігаються медичні документи?

Двадцять років. Згідно зі статтею 7:454(3) Закону про медичне обслуговування (BW), медичний працівник зберігає медичну карту протягом двадцяти років з моменту останньої зміни до карти або довше, якщо цього обґрунтовано вимагають потреби належного догляду.

Цей обов’язок поширюється на постачальників медичних послуг за договором про медичне обслуговування (WGBO). Звичайний бізнес, який отримує дані про здоров’я, такий як роботодавець, не може покладатися на них. Дані про здоров’я є особливою категорією персональних даних і можуть оброблятися лише на вузьких підставах, дозволених GDPR та UAVG.

Як довго слід зберігати договори та листування?

Законодавчо встановлений строк не існує, тому рішення залежить від строку позовної давності для позовів. Позов про виконання договору втрачає чинність через п'ять років після настання терміну його сплати (стаття 3:307 Законодавчого кодексу). Позов про відшкодування збитків втрачає чинність через п'ять років після того, як потерпіла сторона дізналася про шкоду та відповідальну особу, і в будь-якому випадку через двадцять років після події (стаття 3:310 Законодавчого кодексу).

Таким чином, збереження контракту протягом терміну його дії плюс п'ять років є виправданим графіком, який ви можете пояснити AP. Фіксований період, обраний для зручності, таким не є. Якщо виникне спір, ви можете зберігати відповідні дані до його остаточного вирішення (див. нижче).

Як налаштувати графік зберігання?

Перелічіть кожну категорію персональних даних, її мету, правову основу та період зберігання, а також запишіть, де зберігаються дані. Резервні копії та архіви також враховуються.

Простий графік може виглядати так. Перший та останній рядки взяті із закону; середні рядки – це приклади періодів, які ви встановлюєте самі та повинні мати змогу обґрунтувати.

У вашій заяві про конфіденційність має бути зазначено клієнтам, як довго ви зберігаєте їхні дані, або критерії, які ви використовуєте для встановлення цього періоду. Саме по собі слово «стільки необхідно» є занадто розпливчастим. Галузеві кодекси поведінки можуть допомогти вам вибрати розумні періоди, але ви залишаєтеся відповідальними за цей вибір.

Що відбувається, коли закінчується термін зберігання?

Ви видаляєте дані або робите їх анонімними, і документуєте, що ви це зробили. Переміщення файлів до кошика або приховування запису бази даних не є видаленням.

• Використовуйте програмне забезпечення для безпечного видалення або знищіть носій цифрових даних.
• Подрібнюйте паперові платівки; ніколи не викидайте їх у звичайне сміття.
• Для великих обсягів скористайтеся послугами сертифікованої служби знищення та збережіть її сертифікат.
• Вбудуйте автоматичне видалення у свої системи та перевіряйте його принаймні раз на рік.

Виняток застосовується, коли дані потрібні для розгляду спору, розслідування або скарги. Потім ви призупиняєте видалення лише цих даних (юридичне утримання), фіксуєте причину та скасовуєте утримання після завершення провадження або розгляду скарги.

Які права має клієнт?

Клієнт може попросити вас видалити його дані, коли вони вам більше не потрібні, і може заперечити проти їх обробки. Ви повинні відповісти протягом одного місяця; для складних запитів цей термін може бути продовжено максимум до трьох місяців загалом, і ви повинні повідомити клієнта про продовження.

Якщо закон вимагає від вас зберігати дані, такі як рахунок-фактура, протягом семи років, ви можете відмовитися від видалення цих даних, але повинні пояснити чому. Клієнти також можуть скористатися своїм правом доступу , щоб побачити, що ви зберігаєте. Якщо ви не відповісте, вони можуть подати скаргу до AP.

Що робить точка доступу, якщо дані зберігаються занадто довго?

Нідерландський орган із захисту даних може провести розслідування, зобов’язати вас видалити дані та накласти адміністративний штраф; GDPR дозволяє штрафи до певного відсотка від світового річного обороту. Клієнти також можуть вимагати відшкодування збитків у цивільних судах.

Зазвичай AP починається зі скарги або витоку даних. Непотрібні старі дані погіршують наслідки витоку, оскільки від них страждає більше людей.

Що вам слід перевірити як бізнесу?

• Чи пов’язана кожна категорія даних у ваших записах обробки з метою та періодом?
• Чи відокремлюєте ви семирічне адміністрування згідно зі статтею 52 AWR від маркетингових та облікових даних?
• Чи видаляються дані відхилених заявників протягом кількох тижнів, якщо вони не дали згоди на довше зберігання?
• Чи вказано у вашій заяві про конфіденційність фактичні періоди або критерії?
• Чи ваші системи, включаючи резервні копії, автоматично видаляють дані після закінчення періоду?
• Чи є у вас процедура юридичного зберігання для спорів та скарг?

Що вам слід перевірити як клієнту?

• Чи зазначено в заяві про конфіденційність, як довго зберігаються ваші дані?
• Чи припинилась мета, наприклад, через те, що ви закрили свій обліковий запис або скасували підписку?
• Чи отримали ви відповідь на свій запит на видалення протягом одного місяця?
• Якщо бізнес відмовляється, чи називає він законодавчий обов'язок, такий як правило сплати податку на сім років?
• Якщо ні, чи розглядали ви можливість подання скарги до AP?

Що ми можемо для вас зробити зі зберіганням даних?

Наші юристи з питань ІТ та конфіденційності допомагають компаніям встановлювати та захищати свої терміни зберігання інформації.

• Ми зіставляємо категорії ваших даних та складаємо графік зберігання з правовою основою для кожного періоду.
• Ми перевіряємо вашу заяву про конфіденційність на відповідність періодам, які ви фактично застосовуєте.
• Ми налагодили процедуру юридичного утримання та видалення даних для вашої організації.
• Ми оцінюємо запити на видалення та доступ і готуємо вашу відповідь протягом одного місяця.
• Ми представляємо ваші інтереси у розслідуванні або процедурі скарги AP.

Резюме

• GDPR не встановлює фіксованих термінів: ви зберігаєте персональні дані не довше, ніж це необхідно для їхньої мети.
• Ваші адміністративні дані, включаючи дані клієнтів у рахунках-фактурах, повинні зберігатися протягом семи років (стаття 52 AWR, стаття 2:10 BW); записи про нерухомість – протягом дев'яти років після року першого використання.
• Медичні файли зберігаються протягом двадцяти років (стаття 7:454 BW); контракти зазвичай укладаються на термін їх дії плюс п'ятирічний термін позовної давності.
• Після закінчення періоду видаляйте або анонімізуйте дані та записуйте їх, якщо не застосовується законне утримання.
• Клієнти можуть вимагати видалення даних; ви повинні відповісти протягом одного місяця.

Часті питання