Закон про електронне подання в комерційні реєстри: як уряд рухається з часом
Вступ
Допомога міжнародним клієнтам, які мають бізнес у Нідерландах, є частиною моєї щоденної практики. Зрештою, Нідерланди є чудовою країною для ведення бізнесу, але вивчення мови або звикання до голландської ділової практики іноді може бути складним для іноземних корпорацій. Тому рука допомоги часто цінується. Сфера моєї допомоги коливається від допомоги у складних завданнях до допомоги у спілкуванні з голландською владою.
Нещодавно я отримав запитання від клієнта, щоб пояснити, що саме було зазначено в листі від Голландської торгової палати. Цей простий, але важливий та інформативний лист стосувався новації у поданні фінансової звітності, яка незабаром буде можлива лише в електронному вигляді. Лист став результатом бажання уряду йти в ногу з часом, використати переваги електронного обміну даними та запровадити стандартизований спосіб обробки цього щорічно повторюваного процесу.
Ось чому фінансові звіти повинні бути депоновані в електронному вигляді з 2016 або 2017 фінансового року, як це втілено в Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Закон про електронну подачу в комерційних реєстрах), який був введений разом з Besluit elektronische депонування реєстрів (Постанова про внесення електронних документів до комерційних реєстрів); останній передбачає додаткові, детальні правила. Непогано, але що саме передбачають цей Закон і Постанова?
Тоді і зараз
Раніше фінансову звітність можна було подавати до Торгово-промислової палати як в електронному, так і на паперовому вигляді. Цивільний кодекс Нідерландів все ще в основному містить положення, що ґрунтуються на депозиті на папері. На даний момент цей метод можна вважати застарілим, і я був трохи здивований, що ця розробка не виникла раніше. Неважко уявити, що подання фінансової звітності на папері має багато недоліків порівняно з електронним поданням цих документів з точки зору витрат і часу. Т
витрати на папір, а також витрати та час, необхідні для того, щоб записати річні звіти на папір і подати їх – також на папері – до Торгово-промислової палати, яка потім має обробити ці письмові документи, навіть не згадуючи про час і витрати, які виникають дозволяючи бухгалтеру скласти або перевірити ці (нестандартизовані) фінансові звіти.
Тому уряд запропонував використовувати «SBR» (скорочення від: Standard Business Report), який є стандартизованим електронним методом створення та подання фінансової інформації та документів на основі каталогу даних (голландська таксономія). Цей каталог містить визначення даних, які можна використовувати для створення фінансової звітності.
Ще одна перевага SBR-методу полягає в тому, що не тільки спроститься обмін даними між корпорацією та Торговою палатою, але в результаті стандартизації стане легшим і обмін даними з третіми сторонами. Малі корпорації вже можуть подавати річну звітність в електронному вигляді за допомогою SBR-методу з 2007 року. Для середнього та великого бізнесу така можливість була введена в 2015 році.
Отже, коли і для кого?
Уряд чітко дав зрозуміти, що відповідь на це запитання є типовим випадком «розмір має значення». З 2016 фінансового року малі підприємства будуть зобов’язані подавати фінансову звітність в електронному вигляді через ДРП. Як альтернатива, малі підприємства, які самостійно (готують та) подають фінансову звітність, мають можливість депонувати звітність через безкоштовний онлайн-сервіс – послугу «zelf deponeren jaarrekening», яка працює з 2014 року.
Перевагою цієї послуги є те, що вам не доведеться купувати програмне забезпечення, яке є «SBR-сумісним». Починаючи з 2017 фінансового року, середні підприємства повинні будуть подавати фінансову звітність через СРП. Також для цих підприємств буде запроваджено тимчасовий альтернативний онлайн-сервіс («opstellen jaarrekening»). За допомогою цього сервісу середні підприємства можуть самостійно складати фінансову звітність у форматі XBRL. Після цього ці заяви можна подати через онлайн-портал («Digipoort»). Це означає, що корпорації не обов'язково відразу купувати «SBR-сумісне» програмне забезпечення.
Ця послуга буде тимчасовою і припиниться через п’ять років, починаючи з 2017 року. Поки що для великих компаній і групових структур середнього розміру немає обов’язку подавати фінансову звітність через SBR. Це пояснюється тим, що ці підприємства мають мати справу з дуже складним набором вимог. Очікується, що з 2019 року ці підприємства матимуть можливість вибирати між подачею документів через SBR або спеціальним європейським форматом.
Немає правил без винятків
Правило не було б правилом, якби не було винятків. Два, якщо бути точним. Нові правила щодо подання фінансової звітності не застосовуються до юридичних осіб і компаній із зареєстрованим офісом за межами Нідерландів, які відповідно до Handelsregisterbesluit 2008 (Постанова про комерційний реєстр 2008) зобов’язані подавати фінансові документи у Торгово-промисловій палаті, наскільки та у формі, в якій ці документи мають бути оприлюднені в країні зареєстрованого офісу.
Другий виняток зроблено для емітентів, як визначено в статті 1:1 Закону про фінансовий нагляд (Wft) та дочірніх компаній емітента, якщо вони самі є емітентами. Емітент - будь-яка особа, яка бажає випустити цінні папери або має намір випустити цінні папери.
Інші точки уваги
Однак, це ще не все. Юридичні особи самі повинні враховувати деякі додаткові важливі аспекти. Одним із цих аспектів є той факт, що юридична особа залишатиметься відповідальною за подання фінансової звітності, яка відповідає законодавству . Серед іншого, це означає, що фінансова звітність повинна створювати таке розуміння, яке дозволить достатньо оцінити фінансовий стан юридичної особи.
Тому я раджу кожній компанії ретельно перевіряти дані у фінансовій звітності перед її подачею. Нарешті, але не менш важливо, зверніть увагу на те, що відмова від подання заяв у встановленому порядку буде кваліфікуватися як правопорушення на підставі Wet op de Economische Delicten (Закону про економічні правопорушення). Досить зручно, було підтверджено, що фінансові звіти, створені за допомогою SBR-методу, можуть використовуватися зборами акціонерів для створення цих звітів. Ці рахунки також можуть підлягати аудиту бухгалтером відповідно до статті 2:393 Цивільного кодексу Нідерландів.
Висновок
З введенням Закону про електронне подання у комерційні реєстри та відповідної Постанови уряд виявив приємну частину прогресивності. Як результат, для малого та середнього бізнесу стане обов'язковим депозитувати фінансову звітність в електронному вигляді за 2016 та 2017 роки відповідно, якщо компанія не підпадає під один із винятків. Переваги численні. Все-таки я раджу всім компаніям дотримуватися розуму, оскільки остаточна відповідальність все ще лежить на самих компаніях, які зобов'язані подати документи, і як директор компанії, ви, звичайно, не хочете залишатися з наслідками.
Контакти
Якщо після прочитання цієї статті у вас виникнуть додаткові запитання чи коментарі, зв’яжіться з Mr. Рубі ван Керсберген, адвокат Law & More через ruby.van.kersbergen@lawandmore.nl або пана Тома Мівіса, адвоката в Law & More через tom.meevis@lawandmore.nl або зателефонуйте нам за номером +31 (0)40-3690680.
