Електронний підпис: коли він є юридично дійсним у Нідерландах?

Згідно зі статтею 3:15a Цивільного кодексу Нідерландів (BW), електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і рукописний. Для кваліфікованого електронного підпису це випливає безпосередньо із закону; удосконалений або простий електронний підпис має таку силу лише за умови, що метод підписання був достатньо надійним, враховуючи мету підпису та всі інші обставини.

Тому голландське та європейське законодавство не встановлюють певної технології. Вони встановлюють стандарт надійності, який має відповідати тому, що поставлено на карту. Деякі операції, такі як передача будинку або акцій у приватній компанії з обмеженою відповідальністю (BV), взагалі не можуть бути підписані електронним способом, оскільки вони потребують нотаріального посвідчення.

Чому важливий стандарт надійності?

Недостатньо чіткий підпис рідко робить договір недійсним, але він послаблює ваші докази. Згідно зі статтею 6:217 BW, договір укладається шляхом пропозиції та акцепту, і в більшості випадків підпис взагалі не потрібен.

Слабкий підпис коштує вам стільки ж вашої позиції в суді. Якщо інша сторона заперечує підписання, а єдиним вашим записом є адреса електронної пошти та клік, ви повинні довести, що ця особа підписала та мала намір взяти на себе зобов'язання. Згідно зі статтею 159(2) Цивільного процесуального кодексу Нідерландів (Rv), підписаний приватний документ нічого не доводить, доки заперечений підпис не буде встановлено до особи, яка підписала.

Тому зусилля, які ви докладаєте для автентифікації, повинні йти після розкриття документа. Внутрішнє затвердження, звичайне підтвердження замовлення та п'ятнадцятирічний договір оренди не вимагають однакового рівня. Наша примітка щодо зобов'язань щодо дотримання законодавства розглядає це питання в ширшому контексті.

Які європейські та голландські правила застосовуються?

Основою є Регламент (ЄС) № 910/2014, Регламент eIDAS, правила якого щодо електронних підписів застосовуються з 1 липня 2016 року. Стаття 3:15a BW посилається на цей регламент і пов'язує його з нідерландським законодавством про докази.

Регламент eIDAS передбачає, що підпису не може бути відмовлено в юридичній силі або допустимості як доказу лише тому, що він є електронним або тому, що він не є кваліфікованим. Кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис у кожній державі-члені ЄС.

Регламент (ЄС) 2024/1183, що набрав чинності 20 травня 2024 року, вніс зміни до Регламенту eIDAS та запровадив Європейський гаманець цифрової ідентифікації. Держави-члени повинні пропонувати гаманець приблизно з кінця 2026 року, і очікується, що він стане поширеним способом підтвердження вашої особи під час підписання.

Що говорить стаття 3:15a Закону Білого дому?

Стаття 3:15a Закону про електронний підпис (BW) надає кваліфікованому підпису таку ж силу, як і рукописному. Удосконалений або простий електронний підпис має таку ж силу лише за умови, що використаний метод був достатньо надійним, враховуючи мету підпису та всі інші обставини справи.

Таким чином, простий підпис не є недійсним. Він не є доведеним, доки ви його не доведете, і суд вирішує, чи був метод достатньо надійним для цього документа. У ділових договорах ви можете заздалегідь домовитися про те, який метод підписання приймають обидві сторони, що зменшує ймовірність подальшого спору щодо надійності.

Коли електронний маршрут закривається?

Деякі операції вимагають нотаріального акту та не можуть бути здійснені за допомогою будь-якого електронного підпису. Передача нерухомості вимагає нотаріального акту згідно зі статтею 3:89 BW, а передача акцій у BV вимагає акту, оформленого перед нотаріусом цивільного права Нідерландів згідно зі статтею 2:196 BW.

Шлюбний договір та заповіт укладаються одним і тим самим нотаріальним шляхом; нотаріус тут не є необов'язковим. Там, де закон вимагає лише письмового договору, стаття 6:227a BW визнає електронний договір, якщо сторони можуть з ним ознайомитися, його автентичність достатньо гарантована, момент укладення та особу сторін можна встановити з достатньою впевненістю.

Стаття 6:227a(2) Закону про захист прав людини (BW) виключає договори, для яких закон вимагає участі суду, державного органу або фахівця з публічним завданням. Тому першим кроком завжди є перевірка того, чи потребує ваш документ нотаріального засвідчення, письмового письма чи жодного з них.

Яку цінність мають три рівні підпису?

Регламент eIDAS розрізняє три рівні, і різниця полягає в доказах. Простий електронний підпис – це будь-які електронні дані, що використовуються для підписання: надруковане ім’я, натискання кнопки «прийняти» або відскановане зображення підпису.

Удосконалений електронний підпис однозначно пов’язаний з підписантом, ідентифікує його, створюється з даними, що знаходяться під його виключним контролем, і пов’язаний з документом таким чином, щоб будь-які подальші зміни можна було виявити. Кваліфікований електронний підпис – це удосконалений підпис, створений за допомогою кваліфікованого пристрою для створення підпису та заснований на кваліфікованому сертифікаті від постачальника довірчих послуг зі списку довірених осіб ЄС.

Згідно із законом, лише кваліфікований підпис рівноцінний власноручному. Для двох інших рівнів суд застосовує тест на надійність, передбачений статтею 3:15a Закону про банк. Використовуйте прості підписи, якщо ризик невеликий, а відносини врегульовані; використовуйте принаймні розширений підпис для контрактів з високою вартістю або довгострокових контрактів, а також для незнайомих контрагентів.

Що доводить підпис у голландських судових процесах?

Підписаний приватний акт (onderhandse akte) надає переконливі докази (dwingend bewijs) між сторонами щодо заяв, що містяться в ньому, відповідно до статті 157(2) Кодексу Республіки Колумбія. Якщо інша сторона рішуче заперечує підпис, стаття 159(2) Кодексу Республіки Колумбія позбавляє його цієї доказової сили, доки ви не доведете, звідки взявся підпис.

З кваліфікованим підписом це підтвердження просте, оскільки сертифікат та дані аудиту ідентифікують підписанта. З простим підписом все залежить від того, що ваша платформа підпису записала на той момент. Цей запис не можна відновити пізніше.

Як довести особу, намір та доброчесність?

Ви підтверджуєте особу за допомогою записів процесу до накладання підпису. Посилання, надіслане електронною поштою, лише підтверджує контроль над поштовою скринькою; другий фактор по телефону, підтверджена банківська транзакція, перевірка особи за допомогою відео або кваліфікований сертифікат підвищують рівень і залишають запис.

Якщо кілька людей використовують один відомчий логін, цей процес нічого не доводить про те, яка саме особа підписала. Це постійна слабкість у файлах про працевлаштування та закупівлі, і саме це суд перевірятиме відповідно до статті 159(2) Правил.

Намір демонструється дією: відкриттям документа, його прокручуванням та вибором підпису представленої версії. Платформа, яка записує хеш документа, час, використану автентифікацію та послідовність кроків, надає вам ці докази. Цілісність – це технічна сторона: запечатаний документ демонструє будь-які пізніші зміни, тому виправлення після підписання потребує нового раунду підписання.

Як довго слід зберігати журнал аудиту?

Зберігайте аудиторський слід із підписаним документом щонайменше протягом періоду зберігання відповідних записів. Згідно зі статтею 52(4) Закону про загальні державні податки (AWR), підприємства повинні зберігати свої податкові записи протягом семи років.

У журналі аудиту має бути зазначено, хто був запрошений, хто відкрив документ, як вони пройшли автентифікацію, коли вони підписали та результат перевірки будь-якого сертифіката на момент підписання. Термін дії сертифікатів закінчується, тому підпис залишається перевіреним після цього, лише якщо перевірка була записана під час її здійснення.

Де помиляються електронні підписи?

Більшість збоїв відбуваються за чотирма схемами. Перша — це невідповідність між використаною автентифікацією та цінністю документа, наприклад, підпис одним кліком на контракті вартістю річного обороту.

Другий — це спільна поштова скринька або логін, що унеможливлює прив’язку підпису до особи. Третій — це підписант без повноважень зобов’язувати компанію: перевірте, хто може представляти компанію в Торговій палаті (KVK) торговий реєстр до підписання, а не після. Четвертий — це неповний запис, коли підписка на платформу закінчується, а дані аудиту зникають разом з нею.

Перш ніж підписувати договір , узгодьте, який рівень підпису потрібен для документа та хто з кожної сторони може його використовувати. Якщо хтось підписує від імені іншої особи, задокументуйте довіреність так само ретельно, як і сам підпис.

Які документи потребують особливої ​​уваги?

Деякі положення є дійсними лише за умови письмового погодження. Згідно зі статтею 7:652(2) BW, випробувальний термін має бути узгоджений у письмовій формі, а згідно зі статтею 7:653 BW положення про неконкуренцію є дійсним лише за умови письмового погодження з повнолітнім працівником.

Трудовий договір, укладений через портал управління персоналом, відповідає вимозі письмової форми лише за умови, що він відповідає статті 6:227a BW: працівник може ознайомитися з текстом, і момент підписання може бути встановлений. Для контрагентів за межами ЄС перевірте, чи буде підпис розпізнано там, оскільки правило еквівалентності Регламенту eIDAS поширюється лише на ЄС.

Як налаштувати процес підписання, який буде надійним?

Працездатна політика підписання вміщується на одній сторінці. Розсортуйте свої документи на три рівні, пов’яжіть кожен рівень з рівнем підпису, вкажіть, хто може підписувати на кожному рівні, заархівуйте журнал аудиту разом із документом та перелічіть транзакції, які мають бути засвідчені нотаріусу згідно зі статтями 3:89 та 2:196 BW.

Перевірте політику на відповідність вашим власним стандартним контрактам та контрактам, які ваші найбільші контрагенти просять вас підписати. Друга група зазвичай несе найбільший ризик, оскільки ви не контролюєте їхню платформу підписання чи її записи.

Що слід перевірити, перш ніж покладатися на електронний підпис?

Незалежно від того, чи підписуєте ви, чи просите підписати когось іншого, перевірки застосовуються ті самі. Зробіть їх до початку раунду підписання.

• Перевірте, чи потрібен нотаріальний акт для документа (нерухомість, акції BV) чи лише письмова форма згідно зі статтею 6:227a BW.
• Виберіть рівень підпису (простий, розширений або кваліфікований), який відповідає вартості та терміну дії договору.
• Перевірте в KVK торговий реєстр, де кожен підписант може представляти компанію.
• Переконайтеся, що платформа записує перевірки особи, позначки часу та хеш документа.
• Підпишіть лише остаточну версію та переконайтеся, що кожна сторона отримає копію підписаного документа.
• Архівуйте журнал аудиту разом з договором протягом щонайменше семи років.
• Для контрагента за межами ЄС підтвердьте, що підпис буде розпізнано в цій країні.

Що ми можемо для вас зробити з електронними підписами?

Наші ІТ-юристи та юристи з питань контрактів працюють над електронним підписом для бізнесу.

• Ми переглядаємо вашу політику підписання та пов'язуємо кожен тип договору з відповідним рівнем підпису.
• Ми перевіряємо, чи можна підписати певний договір електронним способом, чи потрібен нотаріальний сертифікат.
• Ми переглядаємо пункти, що вимагають письмової форми, такі як випробувальні терміни та пункти про неконкуренцію.
• Ми оцінюємо аудиторський слід та докази, коли інша сторона заперечує підписання.
• Ми проводимо провадження, в яких оскаржується дійсність електронного підпису.

Резюме

• Згідно зі статтею 3:15a Закону про електронні підписи (BW), кваліфікований електронний підпис прирівнюється до рукописного; інші електронні підписи є такими, якщо метод був достатньо надійним.
• Якщо інша сторона заперечує підпис, стаття 159(2) Rv вимагає від вас довести, звідки він взявся.
• Передача нерухомості та передача акцій BV потребує нотаріального акту та не може бути підписана електронним способом.
• Вимоги щодо письмової форми можуть бути виконані в електронному вигляді відповідно до умов статті 6:227a BW.
• Зберігайте журнал аудиту разом із договором; податкові записи повинні зберігатися протягом семи років.

Часті питання