Моніторинг працівників у Нідерландах: що можуть зробити роботодавці?

Як роботодавець у Нідерландах, ви можете контролювати працівників лише за наявності конкретного законного інтересу, і жодного менш нав'язливого заходу не буде достатньо, а працівники були заздалегідь поінформовані про те, що контролюється та чому. У більшості випадків вам також потрібна попередня згода робочої ради (ondernemingsraad) відповідно до статті 27(1) Закону про робочі ради (WOR); система моніторингу, запроваджена без неї, є недійсною, якщо робоча рада посилається на недійсність.

У цій статті пояснюється, які правила застосовуються, чому згода працівників рідко служить правовою підставою, що потрібно документувати, як бере участь робоча рада та що означають ці правила для камер, відстеження, електронної пошти та роботи з дому.

Які правила регулюють моніторинг працівників?

Одночасно застосовуються чотири набори правил. GDPR (нідерландською: AVG) регулює кожну обробку персональних даних, а Закон про імплементацію GDPR (Uitvoeringswet AVG, UAVG) додає національні правила та надає повноваження Нідерландському органу захисту даних ( Autoriteit Persoonsgegevens ).

Стаття 8 Європейської конвенції з прав людини захищає приватне життя, включаючи спілкування на роботі. Згідно зі статтею 7:611 Цивільного кодексу Нідерландів (BW), ви повинні діяти як добрий роботодавець, і суди застосовують цей стандарт до моніторингу, який є непропорційним у трудових відносинах. Кримінальне право встановлює крайню межу: згідно зі статтею 139f Кримінального кодексу Нідерландів (Sr), таємне фотографування особи вдома чи в іншому непублічному місці за допомогою прихованого пристрою є правопорушенням, а згідно зі статтею 139a Sr навмисне підслуховування розмови, в якій ви не берете участі, за допомогою технічного пристрою також є правопорушенням.

Яку правову підставу може використовувати роботодавець?

На практиці працює лише підстава законного інтересу. Згода працівників рідко є дійсною, оскільки залежність у трудових відносинах означає, що вона рідко надається добровільно; програма моніторингу, побудована на підписаних формах згоди, ні на чому не ґрунтується.

Необхідність виконання трудового договору також слабка: виплата заробітної плати вимагає адміністрування, а не реєстрації натискань клавіш. Юридичне зобов'язання виправдовує реєстрацію лише в тій мірі, в якій воно сягає, наприклад, облік робочого часу.

Тест на законний інтерес має три кроки, які ви повинні опрацювати та задокументувати. По-перше, чітко визначте інтерес, наприклад, запобігання крадіжці з конкретного складу. По-друге, продемонструйте необхідність: захід має служити цьому інтересу, і жодного легшого заходу не існує. По-третє, зважте інтерес з конфіденційністю працівників, враховуючи, наскільки нав'язливим є захід, як довго він триває та скількох людей він впливає. Більшість програм зазнають невдачі, оскільки перший крок пропускається.

Що означають необхідність та пропорційність на практиці?

Безперервний моніторинг оцінюється набагато суворіше, ніж періодичні або вибіркові перевірки. Цілеспрямований моніторинг ідентифікованого працівника на основі конкретної підозри протягом обмеженого періоду легше виправдати, ніж повний моніторинг усього колективу. Агреговані або псевдонімізовані дані зазвичай є легшою альтернативою, яку слід спробувати спочатку.

Моніторинг може не охоплювати зони, де працівники очікують приватності, такі як туалети, роздягальні та зони відпочинку. Дані про здоров'я є особливою категорією: система відсутності може фіксувати дати відсутності, але керівник може не фіксувати медичну причину.

Що потрібно повідомити працівникам перед початком моніторингу?

Працівників необхідно заздалегідь поінформувати: які дані збираються, з якою метою, на якій правовій підставі, хто має до них доступ, як довго дані зберігаються та які їхні права. Зафіксуйте це в письмовому протоколі моніторингу або кодексі поведінки, а не в прихованому пункті контракту.

Орган із захисту даних зазвичай спочатку запитує два документи. Реєстр дій з обробки даних повинен містити інформацію про моніторинг. А для систематичного або масштабного моніторингу ви повинні провести оцінку впливу на захист даних (DPIA), перш ніж система почне працювати. Якщо DPIA показує високий залишковий ризик, який ви не можете зменшити, ви повинні проконсультуватися з Органом із захисту даних, перш ніж розпочати; залучіть свого співробітника із захисту даних з самого початку.

Працівники зберігають певну конфіденційність у своїх повідомленнях на корпоративному обладнанні. Ви можете обмежити або заборонити приватне використання, але ви не можете просто читати повідомлення, які явно є приватними. Дивіться нашу статтю про те, чи може ваш роботодавець читати вашу електронну пошту.

Коли трудова рада повинна дати згоду?

Згідно зі статтею 27(1) Закону про роботу працівників, вам потрібна згода робочої ради на положення про обробку та захист персональних даних працівників (підпункт k) та на положення про приміщення, призначені або придатні для моніторингу відвідуваності, поведінки чи роботи (підпункт l). Плани камер, системи відстеження, програмне забезпечення для моніторингу та інтернет- та електронні протоколи підпадають під одне або обидва положення.

Слова «придатний для» мають значення: ви не обов’язково маєте намір контролювати ефективність. Система безпеки, яка може створювати дані про індивідуальну поведінку, також вимагає згоди. Згідно зі статтею 27(5) Закону про робочу силу (WOR), рішення, прийняте без згоди, є недійсним, якщо робоча рада письмово посилається на недійсність протягом одного місяця після того, як її було повідомлено про рішення або дізналася, що воно застосовується. Якщо робоча рада відмовляє у згоді, ви можете звернутися до районного суду (kantonrechter) за дозволом відповідно до статті 27(4) WOR; це надається лише тоді, коли відмова є необґрунтованою або рішення вимагається вагомими діловими причинами.

Які правила щодо камер, відстеження, електронної пошти та програмного забезпечення?

Кожна методика перевіряється за трьома тими ж кроками, але деякі результати передбачувані. Чим безперервніший метод і чим ближчий до приватного життя, тим важче виправдати певний захід.

• Камери: дозволено для конкретної мети, такої як запобігання крадіжкам або забезпечення безпеки, з чіткими знаками біля входу та в зонах спостереження. Не в туалетах, роздягальнях або зонах відпочинку. Зберігайте відеозаписи лише протягом короткого періоду, якщо тільки інцидент не є обов'язковим, а також обмежте та зареєструйте доступ. Дивіться нашу статтю про Відеонагляд на робочому місці.
• Приховані камери: лише у виняткових випадках: конкретна підозра у скоєнні серйозного правопорушення, відсутність реальної альтернативи, обмеженість у часі та обсягу, а також загалом оголошена заздалегідь. Кримінальне обмеження статті 139f Sr застосовується завжди.
• Відстеження транспортних засобів: законно для планування маршруту, забезпечення безпеки транспортних засобів або виконання обов'язкового обов'язку з реєстрації, якщо працівники про це знають. Якщо дозволено приватне використання, система повинна виключати приватні поїздки.
• Електронна пошта та інтернет: моніторити дані про трафік (категорії веб-сайтів, обсяги), а не контент. Зчитувати контент лише для конкретного інциденту, маючи задокументований дозвіл та процедуру відкладення особистих повідомлень.
• Програмне забезпечення для продуктивності: Реєстрація натискань клавіш, звичайні скріншоти та постійно ввімкнені веб-камери зазвичай не проходять перевірку на необхідність.
• Соц.медіа: Систематична перевірка особистих акаунтів співробітників заборонена; перевірка публічної публікації через конкретний інцидент є набагато вужчим питанням.

Чи можете ви контролювати співробітників, які працюють з дому?

Застосовуються ті самі правила, але тест на балансування є суворішим, оскільки робоче місце – це дім. Постійне спостереження за роботою вдома з камери або веб-камери є непропорційним за звичайних обставин і також впливає на інших членів сім'ї.

Вимірюйте обсяг роботи та узгоджену доступність, а не активність, обмежте ведення журналу узгодженими робочими годинами та вкажіть у політиці, що реєструється на пристроях компанії. Дивіться нашу статтю про роботу з дому.

Що можуть зробити працівники проти незаконного моніторингу?

Працівники можуть запитувати доступ до своїх персональних даних, включаючи журнали, зображення з камер та звіти моніторингу; роботодавець, як правило, повинен відповісти протягом одного місяця. Вони можуть вимагати виправлення, заперечувати проти обробки на основі законних інтересів, скаржитися до Органу захисту даних та вимагати компенсації за матеріальну та нематеріальну шкоду.

Найгостріші наслідки зазвичай виникають у самій трудовій справі. Цивільне судочинство Нідерландів не виключає автоматично незаконно отримані докази, але суд може встановити наслідки, такі як вища винагорода для працівника або висновок про те, що роботодавець діяв серйозно винно. Роботодавець, який здійснює моніторинг без належної підстави, може програти справу про звільнення, яку він би в іншому випадку виграв; див. нашу примітку щодо звільнення за спрощеною процедурою на основі даних моніторингу, які порушили GDPR.

Що вам слід перевірити як роботодавцю?

• Визначте одним реченням конкретну проблему, яку має вирішити моніторинг.
• Запишіть, чому менш нав'язливий захід не спрацює.
• Проведіть ВПД для систематичного або масштабного моніторингу, перш ніж система буде введена в експлуатацію.
• Запитуйте згоду робочої ради відповідно до статті 27(1)(k) та (l) WOR перед закупівлею та впровадженням.
• Опублікуйте протокол моніторингу у зручній для читання формі та додайте обробку до свого реєстру.
• Обмежте доступ до іменованих ролей, встановіть короткі періоди зберігання та оцініть систему після першого періоду.

Що вам слід перевірити як працівнику?

• Запитайте протокол моніторингу та перевірте, чи вас поінформували до його початку.
• Запитайте у робочої ради, чи вона погодилася на цю систему.
• Запитуйте доступ до даних, що зберігаються про вас, таких як журнали та зображення з камер.
• Якщо докази моніторингу використовуються проти вас, перевірте, чи мав роботодавець конкретний інтерес і чи спробував він спочатку застосувати легші заходи.
• Зверніть увагу, що рада працівників може посилатися на недійсність лише протягом одного місяця згідно зі статтею 27(5) WOR.

Що ми можемо для вас зробити з моніторингом співробітників?

Наші юристи з питань трудового права співпрацюють з нашими юристами з питань конфіденційності над питаннями моніторингу файлів.

• Ми оцінюємо, чи проходить запланований моніторинговий захід тест на законні інтереси.
• Ми складаємо протокол моніторингу, ОВЗ та угоду про обробку з постачальником.
• Ми готуємо запит на згоду до трудової ради або запит на заміну згоди до міщанського суду.
• Ми консультуємо трудові ради щодо запиту на згоду або щодо визнання рішення недійсним.
• Ми оцінюємо докази моніторингу у справі про звільнення, як для роботодавця, так і для працівника.

Резюме

• Моніторинг вимагає конкретного законного інтересу, необхідності та пропорційності; згода працівників рідко спрацьовує.
• Заздалегідь повідомте персонал у письмовому протоколі та проведіть ВПЗ для систематичного моніторингу.
• Згода робочої ради згідно зі статтею 27(1) WOR потрібна для більшості систем моніторингу; без неї рішення може бути визнано недійсним.
• Прихована зйомка в непублічному місці та підслуховування є кримінальними злочинами згідно зі статтями 139f та 139a Sr.
• Незаконний моніторинг може підірвати справу про звільнення.

Часті питання