Як довго можна зберігати дані? GDPR не вказує жодної цифри, лише стандарт: не довше, ніж необхідно. Жорсткі періоди існують, але вони випливають з інших законодавчих актів.
Правова основа
Стаття 5(1)(e) GDPR містить принцип обмеження зберігання: персональні дані не можуть зберігатися у формі, що дозволяє ідентифікацію, довше, ніж це необхідно для цілей обробки. Необхідно, щоб контролер визначив та обґрунтував це. Встановлені терміни встановлені з інших причин. Стаття 52 Закону про державні податки вимагає від підприємств зберігати свої записи протягом семи років, а дані про нерухоме майно – до десяти років. Записи про нарахування заробітної плати повинні зберігатися протягом п'яти років після закінчення трудових відносин. Якщо застосовується обов'язок щодо зберігання, встановлений законом, він має перевагу над запитом на видалення.
Як це працює на практиці
Це стає практичним лише за наявності графіка зберігання: період, підстава та власник для кожної категорії даних, з періодичним очищенням, яке фактично виконується. Для даних про рекрутинг зазвичай використовується чотири тижні після завершення процесу або рік за згодою кандидата. Для записів з камер відеоспостереження орган захисту даних Нідерландів використовує чотири тижні, за винятком конкретного інциденту.
Де щось пішло не так
Три пункти повторюються. По-перше, резервні копії та архіви, які залишаються поза графіком і лежать там роками. По-друге, плутанина між податковим збором на утримання та GDPR, що призводить до того, що все зберігається протягом семи років. По-третє, використання старих файлів для нових цілей, що вимагає окремої правової основи.
Пов'язані терміни
Терміни зберігання пов’язані з правами суб’єкта даних , порушенням захисту персональних даних та угодою про обробку даних.
Подальше читання
Більше на цю тему: Терміни зберігання даних згідно з законодавством Нідерландів: як довго ви можете зберігати дані клієнтів?
Хочете, щоб ваша політика зберігання була в порядку? Наші ІТ-юристи складають графік.
