Право на ознайомлення з доказами дозволяє стороні цивільного спору в Нідерландах вимагати доступу до певних даних, що зберігаються протилежною стороною або третьою особою. З 1 січня 2025 року це регулюється статтями 194–195a Цивільного процесуального кодексу (Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, Rv), які замінили попередню статтю 843a Rv. Запит можна подати безпосередньо власнику даних або передати до суду, і це стосується як цифрових, так і паперових матеріалів. Далі викладено, чого ви можете вимагати, від кого, за яких умов і на яких підставах запит може бути відхилений.
Що охоплює право на ознайомлення з доказами
У цивільному процесі в Нідерландах ніколи не було нічого подібного до американського зразка розкриття доказів. Кожна сторона будує свою власну справу та надає власні документи; немає загального зобов'язання відкривати свої файли опоненту. Натомість закон надає цільове право на ознайомлення, яке історично називається «exhibitieplicht»: якщо ви можете вказати на ідентифікований матеріал, що має значення для правовідносин, у яких ви берете участь, ви можете змусити особу, яка його зберігає, дозволити вам ознайомитися з ним, надати вам копію або витяг.
Це право існує поряд із ширшим обов'язком, який поширюється на кожного у цивільній справі. Згідно зі статтею 21 Rv, сторони повинні викласти факти, що мають значення для рішення, повно та правдиво, і суд, який визнає порушення цього обов'язку, може зробити будь-який висновок, який вважає за доцільне. Право на ознайомлення є механізмом забезпечення виконання цього обов'язку. Саме воно запобігає вирішенню справи на основі тієї половини протоколу, яку одна сторона вважала за зручне розкрити.
На початку варто зробити дві відмінності. Право на ознайомлення не є запитом суб'єкта даних відповідно до статті 15 Загального регламенту про захист даних: це право на конфіденційність, воно стосується ваших власних персональних даних і не призначене для побудови справи. Це також не є запитом відповідно до Закону про відкритий уряд (Wet open overheid, Woo), який спрямований на державні органи та публічну інформацію. Ознайомлення відповідно до Rv є процесуальним інструментом, пов'язаним зі спором та фактами, які його вирішують.
Так само важливо чітко розуміти, чого це право не робить. Воно не створює загального обов'язку передавати ваш файл, не зобов'язується шукати матеріали, які не запитувалися, і не створює автоматичного обов'язку зберігати документи з моменту, коли спір стає передбачуваним. Зобов'язання щодо зберігання в Нідерландах походять з інших причин: семирічний комерційний та податковий обов'язок зберігання книг та записів підприємства, галузеві правила та принцип обмеження зберігання Загального регламенту про захист даних, який діє в протилежному напрямку. Навмисне знищення матеріалів, коли ви знаєте, що вони потрібні, — це інша справа, і суди розглядають це відповідно.
Огляд також не визначає, хто правий. Він визначає, що побачить суд. Ця відмінність формує стратегію: матеріали, отримані під час огляду, мають бути використані, що означає передбачення того, що інша сторона зробить з тими ж матеріалами після їх надання.
Що змінилося 1 січня 2025 року
Закон про спрощення та модернізацію права доказів (Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht) був прийнятий Палатою представників 30 січня 2024 року та Сенатом 5 березня 2024 року, опублікований у Бюлетені законів та декретів під номером Stb. 2024, 62 та набув чинності 1 січня 2025 року окремим королівським декретом Stb. 2024, 72. Він набрав чинності зараз; це усталений закон, а не пропозиція.
Перехідне правило має таке ж значення, як і суть справи. Нові положення застосовуються до проваджень, розпочатих 1 січня 2025 року або пізніше. Справи, які вже розглядалися на цю дату, продовжують регулюватися старими правилами до їх завершення, хоча нова інстанція, розпочата після цієї дати, така як апеляція, підпадає під новий режим. Якщо ви розглядаєте справу, яка триває вже давно, перевірте, за яким набором правил насправді регулюється ваша справа, перш ніж складати будь-які документи.
Суттєві зміни
Статтю 843a Rv було скасовано, а наступні положення перенесено до розділу Кодексу, що стосується доказів, у пункті 7 дев'ятого розділу розділу 2 Книги 1. Найбільш практично важливою зміною є зміна словникового запасу: у законі більше не йдеться про bescheiden (документи), а про gegevens (дані). Це завершує давню суперечку про те, чи можна вимагати електронну пошту, трафік чату на таких платформах, як Teams або Slack, записи баз даних, файли журналів та метадані так само, як і підписаний контракт. Вони можуть.
Законодавство також підтверджує, що перевірку можна запросити у третьої сторони, яка не бере участі у спорі, але володіє матеріалами. До банку, бухгалтера, колишнього постачальника ІТ-послуг або постачальника логістичних послуг можна звернутися безпосередньо, що усуває одне з найгостріших обмежень старого правила. Для державних органів існує чітке обмеження: згідно зі статтею 194 пункт 3 Rv, державний орган, який не є стороною у провадженні, не зобов'язаний надавати інформацію, яка не підлягає розголошенню згідно з Законом про державну службу (Woo).
Поряд із положеннями про огляд, Закон об’єднав попередні заходи щодо доказів. Якщо раніше сторона мала подавати окремі заяви про попередній допит свідків, попередній експертний висновок та попередній огляд місця події, то тепер їх можна об’єднати в одну заяву відповідно до статті 196 Rv та наступних статей. Накладення доказів (bewijsbeslag) та інші заходи щодо захисту доказів були кодифіковані у статтях 205–207 Rv, і судовий пристав тепер може скласти офіційний протокол спостережень, proces-verbaal van constateringen, з визначеним статусом доказу.
Порівняння старого та нового
У таблиці нижче наведено практичні відмінності для фізичних осіб та підприємств.
| Аспект | До 31 грудня 2024 року (ст. 843a Rv) | З 1 січня 2025 року (ст. 194-195a Кодексу про несудимість) |
|---|---|---|
| Предмет запиту | Збереження: документи, з постійними суперечками щодо цифрових матеріалів. | Дані: дані в будь-якій формі, включаючи електронну пошту, чат, бази даних та файли журналів. |
| До кого можна звернутися | В основному протилежна сторона; позови до третіх осіб були оскаржені. | Протилежна сторона та треті сторони, які зберігають дані, з обмеженням на основі Woo для державних органів. |
| Маршрут | Позов до суду, в рамках основного провадження або паралельно з ним. | Позасудовий запит відповідно до ст. 194 Кодексу про правосуддя, або позовна заява чи клопотання до суду відповідно до ст. 195 Кодексу про правосуддя. |
| Попередні заходи | Окремі заяви для свідків, експертів та огляду місця події. | Одна заявка може поєднувати їх, ст. 196 Кодексу прав людини та наступні. |
| Забезпечення доказів | Доказове закріплення, розроблене в судовій практиці, без чіткої законодавчої основи. | Кодифіковано як заходи щодо захисту доказів, ст. 205-207 Правил. |
Умови, яким має відповідати запит
Огляд не є правом проходити через когось іншого. Три умови застосовуються сукупно, і запит, який не відповідає одній із них, не відповідає дійсності взагалі:
- Достатній інтерес. Ви повинні показати, чому цей матеріал важливий для вашої юридичної позиції, а не лише те, що він може бути цікавим. Суди відхиляють значну частину запитів саме з цього питання.
- Достатньо уточнені дані. Матеріал має бути ідентифікованим. Запит на всю кореспонденцію за останні п'ять років не є запитом; запит на переписку електронною поштою між двома названими особами щодо одного названого контракту між двома датами є.
- Правові відносини. Дані повинні стосуватися правовідносин, стороною яких ви є або на які ви маєте право посилатися. Законодавець мав на увазі широке тлумачення цього поняття, і воно охоплює відносини, що виникають як з делікту, так і з договору.
Мета цих умов полягає в тому, щоб залишити двері відчиненими для сторони, яка знає, що шукає, водночас закриваючи їх на потім. На практиці вимога специфікації виконується шляхом визначення матеріалу за трьома напрямками: хто його зберігав або надіслав, протягом якого періоду та на яку тему. Відбір за пошуковими термінами, узгодженими заздалегідь або встановленими судом, став звичайним способом робити це там, де обсяг даних великий.
Поріг не є формальністю. Запит, складений поспіхом, без чіткого пояснення того, чому кожна категорія даних стосується оскаржуваного факту, є найпоширенішою причиною відхилення заяви про перевірку. Зусилля мають бути спрямовані на складання запиту, а не на слухання.
Запит поза судом та запит до суду
Існує два шляхи, і вони є альтернативами, а не кроками в послідовності. Стаття 194 Rv дозволяє вам звернутися до власника даних безпосередньо, без залучення судді. Стаття 195 Rv дозволяє вам пред'явити вимогу до суду або в рамках основного провадження, або в окремій заяві. Вам не потрібно пробувати перший шлях перед використанням другого, хоча задокументована спроба отримати матеріали неофіційно майже завжди посилює аргументи для винесення рішення.
Позасудовий шлях є дешевим і швидким, коли він працює. Точний письмовий запит, адресований потрібній особі, в якому викладено правові відносини, категорії даних і розумний термін, часто дає матеріали протягом кількох тижнів. Якщо цього не відбувається, то саме листування стає доказом: воно показує суду, що запит був конкретним, що він був обґрунтованим, і що інша сторона вирішила не відповідати на нього.
Якщо до суду звертаються з проханням наказати провести перевірку, він може додати до наказу штраф відповідно до статті 611a Rv, який нараховується за кожен день або за кожне порушення, доки наказ не буде виконано. Суд також може формувати наказ, а не просто задовольнити чи відмовити в ньому: наказати надати документи у вирізаній формі, обмежити доступ до них лише зазначеними радниками або призначити незалежного експерта для огляду матеріалів та надання звіту лише про те, що є релевантним. У спорі між конкурентами часто буває вигідним такий середній курс.
Суд не може переписати для вас погано складений запит. Якщо категорії розпливчасті, запит буде відхилено; його коло не буде звужено від вашого імені.
Варто подумати про вибір часу. Немає правила, що перевірка має чекати на початок провадження, і раннє звернення має очевидні переваги: ви дізнаєтеся, чи варто подавати позов, ще до того, як сплатите за повістку. Запит, поданий поза судом, також не впливає на строк позовної давності, тому, якщо строк позовної давності вже близько, перервіть його окремо, надіславши письмове повідомлення відповідно до статті 3:317 Цивільного кодексу, а не припускаючи, що поточний обмін документами вирішить проблему. Якщо провадження вже триває, позов про перевірку може бути поданий як побічний позов у його рамках, і суди виявили свою готовність швидко розглядати такі позови, коли матеріали явно є ключовими для справи.
Коли можна відмовити в перевірці
Ширше право на ознайомлення не є необмеженим. Особа, яка зберігає дані, може відмовити, якщо для цього є вагомі підстави, і низка підстав чітко встановлена.
Перше – це адвокатська таємниця. Листування з вашим адвокатом та іншими фахівцями, які мають обов'язок конфіденційності, визнаний законом, такими як нотаріуси та лікарі цивільного права, захищене. Привілей, який звільняє свідка від відповідей згідно зі статтею 165 Rv, працює тут так само: сторона не може отримати через постанову про перевірку те, чого вона не могла б отримати, викликавши фахівця як свідка. Близькі родичі захищені аналогічним чином.
Другий – це захист комерційної таємниці. Закон про захист комерційної таємниці (Wet bescherming bedrijfsgeheimen), який імплементує Директиву ЄС про комерційну таємницю, захищає інформацію, яка є секретною, має комерційну цінність, оскільки вона є секретною, і підлягає розумним заходам для її збереження. Вихідний код, моделі ціноутворення, рецепти та інформація про клієнтів зазвичай відповідають вимогам. Відповіддю рідко є категорична відмова: суд зважує інтерес до секретності з інтересом до доказування та часто наказує про розкриття інформації за певних умов. Якщо передісторією є суперечка зі співробітником, який звільняється, або конкурентом, наша стаття про порушення пункту про неконкуренцію та комерційну таємницю викладає, як ці два інтереси взаємодіють.
Третє – це пропорційність. Суд може відмовити у задоволенні запиту, якщо вартість, час та збої у зборі матеріалів є неспівмірними з тим, який внесок вони могли б зробити у справу. Ця підстава найбільше критикують при широкому розгляді запитів на отримання неструктурованих даних, що зберігалися роками.
Четверте стосується персональних даних. Надання даних про осіб, яких можна ідентифікувати, саме по собі є обробкою відповідно до Загального регламенту про захист даних і потребує законної основи; спеціальні категорії, такі як дані про здоров'я, знову ж таки підпадають під суворіші правила. Це не робить персональні дані недоторканними в судовому процесі, але означає, що обсяг має бути обґрунтованим, а матеріали мають бути належним чином оброблені. Наша стаття, що пояснює обробку біометричних даних, дає уявлення про те, наскільки вимогливими стають ці правила для чутливих категорій.
Зрештою, запит може бути відхилений, якщо це є зловживанням процедурою, і державний орган, який не є стороною у справі, може вказати на Ву: якщо інформація не повинна розголошуватися згідно з цим Законом, її також не потрібно надавати згідно зі статтею 194 Rv.
Збереження доказів, перш ніж вони зникнуть
Огляд не має жодної цінності, якщо матеріал було видалено на момент отримання постанови. Саме тому Закон також кодифікував заходи щодо захисту доказів у статтях 205–207 Rv. З дозволу судді з питань тимчасового захисту судовий виконавець може вилучити документи, пристрої та носії даних або зробити їх судово-медичні копії та передати результат на зберігання нейтральній третій стороні.
Один момент цієї процедури часто неправильно розуміють, і його нерозуміння дорого коштує. Накладення доказів заморожує матеріал; воно не дає вам його побачити. Огляд того, що було забезпечено, вимагає окремого наказу про перевірку відповідно до статті 195 Rv, і сторона, чиї дані були вилучені, буде заслухана з цього питання. Дозвіл на накладення арешту зазвичай надається без присутності іншої сторони; доступ ніколи не надається.
Попередні заходи щодо доказів, передбачені статтею 196 Rv та наступними статтями, служать іншій меті: встановленню фактів до або без повного судового розгляду. Попередній допит свідка забезпечує спогади до того, як вони зникнуть або свідок переїде за кордон. Попередній експертний висновок ставить технічне питання нейтральному експерту. З 1 січня 2025 року їх можна запитувати разом, а також поєднувати із запитом на перевірку, в одній заяві. Це справжня економія, і саме ця зміна, найімовірніше, вплине на те, як готуються спори.
Докази, що зберігаються за кордоном
Якщо дані зберігаються у сторони або свідка в іншій державі-члені ЄС, судове рішення Нідерландів не є інструментом, який слід використовувати. Регламент (ЄС) 2020/1783 про отримання доказів у цивільних та комерційних справах, який застосовується з 1 липня 2022 року, дозволяє нідерландському суду звернутися до суду іншої держави-члена з проханням отримати докази або, в деяких випадках, отримати їх безпосередньо, використовуючи стандартні форми та електронну передачу. За межами ЄС Гаазька конвенція про докази 1970 року виконує аналогічну функцію для держав, які є її учасницями. Обидва шляхи займають більше часу, ніж внутрішнє рішення, що є додатковим аргументом на користь раннього визначення фактичного розташування матеріалів.
Регуляторні перевірки проводяться під окремим режимом
Коли інспектор з наглядового органу прибуває до вашого приміщення, Rv не застосовується. Нагляд регулюється розділом 5 Закону про загальне адміністративне право (Algemene wet bestuursrecht, Awb), і повноваження там значно ширші, ніж будь-які повноваження сторони у судовому процесі.
Керівник, призначений відповідно до Awb, може входити в будь-яке місце, крім житла, без згоди мешканця (стаття 5:15 Awb), вимагати інформацію (стаття 5:16 Awb), вимагати перевірки ділових даних та документів і робити копії (стаття 5:17 Awb), оглядати товари та брати зразки (стаття 5:18 Awb), а також зупиняти та оглядати транспортні засоби (стаття 5:19 Awb). Стаття 5:20 Awb зобов'язує кожного співпрацювати протягом розумного часу; невиконання цієї вимоги саме по собі є правопорушенням. Противаги є реальними, але обмеженими: згідно зі статтею 5:13 Awb, керівник може використовувати повноваження лише тією мірою, якою це обґрунтовано необхідно для виконання завдання, ті, хто зобов'язаний професійним обов'язком щодо конфіденційності, можуть відмовити у співпраці відповідно до статті 5:20 пункту 2 Awb, і як тільки допит переходить у накладення адміністративного штрафу, допитувана особа має бути попереджена відповідно до статті 5:10a Awb і не зобов'язана відповідати.
На практиці, три речі визначають, як пройде візит регулятора. Запитайте про посвідчення особи та правову підставу візиту, і запишіть обидва. Ведіть облік усього, що передається або копіюється, оскільки пізніше ви захочете знати, що насправді має орган влади. І відокремте матеріали, захищені юридичною таємницею, від решти до того, як їх скопіюють, а не після, оскільки заява про привілей, зроблена через тиждень, набагато слабша, ніж та, що зроблена за столом.
Результати перевірок також стають дедалі публічнішими. Кілька органів влади публікують результати перевірок та рішення щодо правозастосування в Інтернеті, що перетворює питання дотримання вимог на питання репутації; ви можете дізнатися більше про те, як працюють державні перевірки, на власному бізнес-порталі уряду. Якщо справа переходить з нагляду в кримінальне розслідування, знову застосовується інший набір правил, і наш посібник з кримінального процесу в Нідерландах від розслідування до вироку пояснює цей шлях.
Складання та відповідь на запит на практиці
Знання правил – це одне, а їх використання – зовсім інше. Якість запиту на перевірку визначається до його подання, а якість відповіді залежить від того, наскільки методично запит розбирається на частини.
Якщо ви просите про перевірку
- Дайте визначення матеріалу. Вкажіть імена відповідальних осіб, діапазон дат та тему. Запитайте про електронне листування між двома названими особами щодо одного названого проєкту протягом одного названого кварталу, а не про листування загалом.
- Пов’яжіть кожну категорію зі спірним фактом. Для кожної категорії, яку ви запитуєте, напишіть одне речення, що пояснює, який спірний пункт воно доводить або спростовує. Якщо ви не можете написати це речення, видаліть категорію.
- Спочатку запитайте поза судом, письмово. Встановіть розумний термін і скажіть, що ви будете робити, якщо його буде прийнято. Це коштує два тижні та часто економить слухання.
- Передбачте захисні сили. Будуть порушені питання конфіденційності, комерційної таємниці та пропорційності. Запропонуйте відповідь заздалегідь: скорочений період, протокол редагування, незалежний експерт, зобов'язання щодо конфіденційності.
Якщо ви отримали запит
Мовчання — це єдина реакція, яка ніколи не спрацьовує. Залишений без відповіді запит призводить до постанови зі стягненням штрафу та надає іншій стороні аргумент щодо вашої добросовісності, який супроводжуватиме вас у всій справі. Натомість почніть з перевірки запиту на відповідність законодавчим умовам: чи достатньо точно визначено матеріал, чи показано правові зв'язки та чи є реальний інтерес, чи це спроба побачити, що вийде назовні.
Потім нанесіть на карту те, що у вас насправді є, включаючи матеріали про системи, які ви, можливо, забули: поштові скриньки колишніх співробітників, резервні копії, чат-платформи, телефон директора. Ви не можете вирішити, від чого відмовитися, доки не дізнаєтеся, що існує, а неточне твердження про те, що у вас є, набагато шкідливіше, ніж незручний документ.
Якщо ви заперечуєте, заперечуйте на заявлених законних підставах та у письмовій формі. Якщо частина запиту є обґрунтованою, вкажіть про це та надайте цю частину; часткове, добре пояснене подання розглядається зовсім інакше, ніж загальна відмова. А якщо заперечення стосується справді конфіденційності, а не доречності, запропонуйте механізм самостійно. Суди приймають редагування, поетапне подання та експертну оцінку, але вони набагато охочіше приймають їх від сторони, яка їх запропонувала.
Інспекція у спорах між акціонерами
Корпоративні конфлікти чітко демонструють межі перевірки. Міноритарний акціонер, який підозрює неналежне управління, може запросити певні протоколи засідань ради директорів або конкретну фінансову модель відповідно до статті 195 Rv, але не може вимагати кореспонденції ради директорів загалом. Якщо справжня скарга стосується того, як управляється компанія, право на розслідування (enquêterecht) згідно зі статтями 2:344 та наступними Цивільного кодексу зазвичай є сильнішим інструментом, оскільки слідчий, призначений Підприємницькою палатою (Ondernemingskamer), отримує доступ до записів компанії у звичайному порядку. З моменту набрання чинності WAGEVOE 1 січня 2025 року правила процедури розслідування та законодавчі процедури викупу та виходу були змінені. Вибір правильної процедури часто цінніший, ніж вибір правильних документів.
Що це означає для ведення обліку
Практичним наслідком ширшого визначення доказів є те, що майже все, що створює ваша організація, потенційно може бути розкрито. Це свідчить про три речі: політику зберігання, яка визначає, що зберігається, де і як довго, і цього фактично дотримуються; усвідомлення співробітниками того, що повідомлення на внутрішніх чат-платформах є такими ж документами, як і будь-які інші; та періодичну перевірку того, чи відповідає політика системам, що використовуються. Нічого з цього не є екзотичним, і все це дешевше, ніж реконструкція даних за п'ять років у судовий термін.
Часті питання
Наведені нижче питання виникають майже в кожній справі, де розглядається питання інспекції.
Як це впливає на цифрові докази?
Ці реформи безпосередньо впроваджують законодавство у 21 століття. Такі докази, як електронні листи, повідомлення у внутрішніх чатах, таких як Teams або Slack, та записи баз даних, тепер обробляються так само, як і паперові документи старої школи.
Тепер у законі йдеться про gegevens (дані), а не bescheiden (документи), тому формат матеріалу більше не є перешкодою, якщо він має відношення до справи. Це вкрай необхідне оновлення забезпечує принцип нижчих бар'єрів, ширший доступ застосовується до тих видів доказів, які є центральними для сучасного бізнесу.
Які витрати пов'язані з запитом?
Хоча процес розроблено для більшої доступності, він не є повністю безкоштовним. Сторона, яка запитує проведення перевірки, зазвичай сама сплачує юридичні витрати на складання та подання заяви, а також судовий збір (griffierecht), рівень якого встановлюється законом і коригується щороку.
Суд вирішує, як розподіляються витрати на збір та надання даних, і він може покласти ці витрати на сторону, яка їх запросила. Якщо задіяні зусилля є неспівмірними з вартістю матеріалу, запит може бути відхилено лише на цій підставі. Після завершення справи сторона, яка програла, зобов'язується сплатити фіксований внесок іншій стороні, розрахований за стандартною шкалою, що застосовується судами.
Що станеться, якщо сторона відмовляється виконувати вимоги?
Ігнорування судового наказу про перевірку є серйозною помилкою, яка має тяжкі наслідки. Суд має у своєму розпорядженні кілька інструментів для покарання сторони, яка не співпрацює, та забезпечення виконання свого рішення.
Ці санкції можуть включати:
- Фінансові штрафи: Суд може додати до свого рішення штраф (dwangsom) відповідно до статті 611a Rv, який сплачується до його виконання стороною.
- Негативний висновок: Згідно зі статтею 21 Rv, суд може зробити будь-який висновок, який вважає за доцільне, що на практиці означає припущення, що прихований матеріал зашкодив би справі сторони, яка не виконує зобов'язань.
- Процедурні недоліки: У найсерйозніших випадках невиконання вимог суд може дійти до повного виключення частин їхнього правового позову або захисту.
Коротше кажучи, відмова від виконання може завдати непоправної шкоди юридичному становищу та авторитету сторони в суді.
Law and More консультує підприємства та фізичних осіб з питань доказів та розкриття інформації в цивільних процесах Нідерландів: складання та захист запитів на перевірку, заяв про попередній допит свідків та експертних висновків, арешт доказів та проведення регуляторних перевірок. Якщо вам потрібні матеріали, які є в іншої сторони, або вас попросили надати матеріали, які ви не хочете розголошувати, наш цивільне право Наша команда розповість вам про ваш стан справ та про реальні варіанти. Зв'яжіться з нами, щоб обговорити вашу справу.
