Дотримання законодавства в Нідерландах: які правила є обов'язковими для вашого бізнесу?

Дотримання законодавчих вимог означає, що ваш бізнес дотримується всіх правил, які його зобов'язують: голландських законів, прямо застосовних нормативних актів ЄС, умов дозволів та ліцензій, колективних трудових договорів та внутрішніх політик, які ви самі прийняли. Для компанії в Нідерландах ці правила належать до обмеженої кількості сфер, кожна з яких має свого керівника, але ви можете керувати ними лише тоді, коли знаєте, які сфери застосовуються до вас і хто їх забезпечує.

Основними сферами є зайнятість, захист даних та кібербезпека, податкова та фінансова звітність, боротьба з відмиванням грошей та санкції, конкурентне та споживче право, навколишнє середовище та безпека продукції, корпоративне ведення бізнесу та галузеві ліцензії. Нижче ми пояснюємо, чого вимагає кожна сфера, який орган здійснює нагляд за нею, які витрати на недотримання вимог та як створити програму, ефективність якої ви можете довести.

Яка різниця між дотриманням правових вимог та нормативних вимог?

Дотримання законодавчих вимог – це загальний обов’язок дотримуватися закону, який застосовується до всіх. Дотримання нормативних вимог – це вужчий набір зобов’язань, які призначений наглядовий орган контролює та забезпечує дотриманням у певному секторі або щодо певного ризику.

Дотримання законодавства охоплює Цивільний кодекс Нідерландів (Burgerlijk Wetboek, BW), податкове законодавство, трудове право, кримінальне право та загальні правила щодо довкілля та персональних даних. Він встановлює мінімальний стандарт і застосовується незалежно від того, чи хтось перевіряє.

Дотримання нормативних вимог застосовується, наприклад, до платіжної установи згідно із Законом про фінансовий нагляд (Wet op het financieel toezicht, Wft), лікарні під егідою інспекції охорони здоров'я, компанії, яка експлуатує об'єкт відповідно до дозволу на охорону навколишнього середовища та планування (omgevingsvergunning), або оператора азартних ігор згідно із Законом про азартні ігри та ставки (Wet op de kansspelen). Типовими характеристиками є ліцензія або реєстрація, постійний обов'язок звітувати, повноваження на проведення інспекцій та адміністративні санкції, такі як наказ про сплату штрафу (last onder dwangsom) або адміністративний штраф (bestuurlijke boete).

Чому ця різниця важлива на практиці

Ці два положення застосовуються різними способами та з різною швидкістю. Порушення загального законодавства зазвичай виявляється в результаті спору, позову або кримінального розслідування, і суд приймає рішення щодо нього. Порушення нормативного акту виявляється в результаті перевірки або обов'язкового звіту та розглядається в адміністративному порядку, часто задовго до залучення суду.

Будьте обережні з нормативними актами з інших юрисдикцій. Закон Сарбейнса-Окслі США та галузеві кодекси, написані для американського ринку, не мають юридичної сили в Нідерландах, проте часто вони з'являються в програмному забезпеченні для забезпечення відповідності. Для голландської компанії обов'язковими є голландське та європейське законодавство, а також договірні стандарти, з якими ви погодилися, такі як збірник правил платіжної схеми або вимоги клієнта до аудиту.

Звідки беруться ваші зобов'язання: ззовні чи всередині?

Зовнішня відповідність охоплює правила, нав'язані вам ззовні; внутрішня відповідність охоплює правила, які ви встановлюєте самі. Обидва поняття враховуються, оскільки внутрішнє правило, після його прийняття, стає стандартом, за яким суд або керівник оцінює вашу поведінку.

Внутрішні правила включають кодекс поведінки, матрицю затвердження витрат, політику щодо подарунків та гостинності, кодекс постачальників та стандарти якості, що перевищують встановлений законом мінімум. Вони є добровільними за своєю суттю, але не набувають чинності. Після повідомлення про них внутрішнє правило може стати частиною трудових відносин і є мірилом для звільнення за порушення правил компанії.

Законодавство Нідерландів та ЄС дедалі частіше вимагає, щоб ви могли продемонструвати, що ви організувалися для дотримання вимог. Прикладами є принцип підзвітності в GDPR, обов'язок підтримувати належну адміністративну організацію та внутрішній контроль у сфері фінансового нагляду, а також інвентаризація та оцінка ризиків згідно із законодавством про умови праці. Таким чином, документація є доказом, а не бюрократією. Це також пояснює, чому для дотримання вимог потрібен власник із визначеними обов'язками на рівні ради директорів.

Що вимагає дотримання трудових норм?

Трудове законодавство є обов'язковим законом: ви не можете відмовитися від нього на шкоду працівнику. Більшість підприємств дотримуються вимог саме тут, зокрема щодо правил звільнення, робочого часу, мінімальної заробітної плати, а також охорони праці та техніки безпеки.

Закон про звільнення міститься в Книзі 7 Цивільного кодексу Нідерландів. Це закрита система: роботодавець повинен мати одну з підстав, зазначених у статті 7:669 BW, і діяти правильно. Звільнення з економічних причин та після двох років хвороби здійснюється через Агентство зі страхування працівників (UWV). Звільнення з особистих причин, таких як низька продуктивність праці, порушені трудові відносини або винна поведінка, здійснюється через районний суд (kantonrechter). Звільнення за взаємною згодою фіксується в угоді про врегулювання (vaststellingsovereenkomst), яку працівник може скасувати протягом 14 днів відповідно до статті 7:670b BW.

Навколо цього ядра розташовані ще три режими. Закон про робочий час (Arbeidstijdenwet) обмежує час роботи та відпочинку. Закон про мінімальну заробітну плату та мінімальну відпустку (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) встановив законодавчо встановлену мінімальну погодинну заробітну плату з 1 січня 2024 року, яка коригується двічі на рік. Закон про умови праці (Arbeidsomstandighedenwet) вимагає письмового переліку та оцінки ризиків (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) з планом дій. Цей документ зазвичай є першим, що запитує Нідерландське управління праці (Nederlandse Arbeidsinspectie).

Якщо ви наймаєте громадян з-поза меж ЄЕЗ, застосовується Закон про працевлаштування іноземців (Wet arbeid vreemdelingen). Вам потрібен дозвіл на роботу або єдиний дозвіл на роботу та проживання, а також ви повинні перевірити та скопіювати документ, що посвідчує особу працівника. Орган з питань праці забезпечує дотримання цього за допомогою адміністративних штрафів.

Два події, які варто включити до свого плану

Роботодавці з 50 або більше працівниками повинні мати внутрішню процедуру звітності, яка відповідає вимогам Закону про захист викривачів (Wet bescherming klokkenluiders). Нідерландське управління викривачів (Huis voor Klokkenluiders) є одним із зовнішніх каналів, до яких можуть звертатися працівники.

Підприємства, які надають працівників третім особам, повинні підготуватися до Закону про допуск посередників у працевлаштуванні (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Закон набирає чинності 1 січня 2027 року, а Нідерландське управління праці забезпечить виконання вимог щодо допуску з 1 січня 2028 року. Нове Нідерландське управління ринку праці (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) оцінює заявки на допуск. Це також стосується наймачів, оскільки використання послуг постачальника, який не був допущений, саме по собі буде заборонено.

Чого вимагають захист даних та кібербезпека?

Якщо ви обробляєте персональні дані, застосовується GDPR, і ви повинні мати змогу довести, що ваша обробка є законною. Якщо ви працюєте в секторі, що охоплюється Законом про кібербезпеку (Cyberbeveiligingswet), ви також маєте обов’язок дбайливості та обов’язок повідомляти про інциденти.

GDPR (нідерландською: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) доповнюється нідерландським Законом про імплементацію GDPR (Uitvoeringswet AVG). Наглядовим органом є Нідерландське управління захисту даних (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Загального обов'язку реєструватися в AP перед обробкою персональних даних немає. Натомість GDPR вимагає підзвітності.

На практиці це означає правову основу для кожної операції обробки, облік діяльності з обробки, чітку інформацію про конфіденційність, дієві процедури для запитів на доступ, виправлення та видалення даних, а також угоду про обробку з кожним обробником. Вам також потрібна документована оцінка передач за межі ЄЕЗ, відповідні заходи безпеки та оцінка впливу на захист даних, якщо обробка ймовірно призведе до високого ризику.

Згідно зі статтею 33 GDPR, ви повинні повідомити про порушення захисту персональних даних до AP протягом 72 годин з моменту, коли вам стало відомо про нього, окрім випадків, коли порушення навряд чи призведе до ризику для фізичних осіб. Згідно зі статтею 34 GDPR, ви також повинні повідомити постраждалих осіб, якщо ризик є високим. Неповідомлення може призвести до штрафу в розмірі до 10 мільйонів євро або 2% від світового річного обороту. Найвищі штрафи GDPR, наприклад, за обробку без законної підстави, сягають 20 мільйонів євро або 4% від світового річного обороту, залежно від того, що більше.

Кібербезпека згідно з Cyberbeveiligingswet

Закон про кібербезпеку, який імплементує Директиву ЄС NIS2, застосовується з 15 серпня 2026 року. Він охоплює важливі та необхідні суб'єкти господарювання у визначених секторах. Вони повинні зареєструватися в Національному центрі кібербезпеки (NCSC) та виконувати обов'язки щодо управління ризиками, безпеки ланцюга поставок, реагування на інциденти та забезпечення безперервності бізнесу. Керівництво несе відповідальність за це.

Про значні інциденти необхідно повідомляти у два етапи: раннє попередження протягом 24 годин та повніше повідомлення протягом 72 годин. Нагляд розподіляється між галузевими наглядовими органами, причому цифрову інфраструктуру та постачальників цифрових послуг охоплює Нідерландське управління цифрової інфраструктури (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI). Почніть з перевірки, чи підпадаєте ви під дію цього нагляду. Це вирішують розмір і сектор, а не ваша власна думка про те, наскільки критично ви налаштовані.

штучний інтелект

Згідно із Законом ЄС про штучний інтелект, заборони на заборонені практики, зобов'язання щодо моделей штучного інтелекту загального призначення та обов'язки щодо прозорості для систем, які взаємодіють з людьми або генерують синтетичний контент, вже застосовуються. Режим високого ризику було відкладено пакетом цифрових омнібусів: до 2 грудня 2027 року для систем, перелічених у Додатку III, та до 2 серпня 2028 року для штучного інтелекту в продуктах, що охоплюються Додатком I. Запропоновану Директиву про відповідальність за ШІ було відкликано, тому відповідальність за шкоду, завдану ШІ, оцінюється за звичайними голландськими правилами щодо деліктного права, відповідальності за якість продукції та договору.

Які податкові, звітні та протидіючі зобов'язання застосовуються?

Кожен бізнес має податкові зобов'язання та, як бізнес-партнер або незалежний бізнес, обов'язок подавати річну звітність. Зобов'язання щодо боротьби з відмиванням грошей застосовуються лише до визначених установ, але ця група ширша, ніж більшість людей думає.

Залежно від вашої організаційно-правової форми, ви сплачуєте податок на прибуток підприємств або податок на прибуток, а також ПДВ, а також утримуєте та сплачуєте податки із заробітної плати за своїх працівників. Податкова та митна адміністрація (Belastingdienst) здійснює все це. Цей обов'язок є як процедурним, так і суттєвим: правильне та своєчасне подання декларацій, повний облік та адміністрування, яке може бути перевірене аудитом. Ви повинні зберігати ділові записи протягом семи років, а дані, що стосуються нерухомого майна, – протягом десяти років.

Law & More не консультує з питань структурування податків. Для вашої суттєвої податкової позиції вам потрібен податковий консультант. Розумний розподіл роботи полягає в тому, що податковий консультант визначає позицію, а юрист займається наслідками, якщо виникне спір або розслідування.

Річні рахунки

BV або NV повинні підготувати, прийняти та подати свою річну звітність до Торгової палати (Kamer van Koophandel, KvK) не пізніше дванадцяти місяців після закінчення фінансового року. Несвоєчасне подання – це більше, ніж просто формальність. Це економічне правопорушення, і в разі подальшого банкрутства це означає, що директори вважаються такими, що неналежним чином виконували свої обов'язки відповідно до статті 2:248 BW. Тоді закон передбачає, що це було важливою причиною банкрутства, і саме тому директори можуть нести особисту відповідальність за дефіцит. Компанії, що котируються на біржі, мають додаткові обов'язки щодо звітності та розкриття інформації, що контролюються Нідерландським управлінням фінансових ринків (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Анти-відмивання грошей

Закон про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) застосовується до визначених установ. До них належать банки, страхові компанії та платіжні установи, а також бухгалтери, податкові консультанти, нотаріуси з цивільного права, юристи для певних послуг, агенти з нерухомості, трастові контори, постачальники криптовалютних послуг та трейдери, які приймають великі готівкові платежі.

Їхні обов'язки полягають у проведенні комплексної перевірки клієнта на основі ризиків, визначенні та перевірці кінцевого бенефіціарного власника (який володіє понад 25%), постійному моніторингу та звітуванні про незвичайні операції до Підрозділу фінансової розвідки (FIU-Nederland). Нідерландська система вимагає звітування про незвичайні операції, не лише про підозрілі, що є навмисно нижчим порогом. Нагляд розділено між De Nederlandsche Bank (DNB), AFM, управлінням нагляду Wwft податкових органів (Bureau Toezicht Wwft) та професійними організаціями.

Відмивання грошей саме по собі є кримінальним злочином згідно зі статтями 420bis – 420quater Кримінального кодексу Нідерландів (Wetboek van Strafrecht, Sr); Wwft накладає лише превентивні обов'язки. Наш посібник з відмивання грошей у Нідерландах пояснює, як ці два положення поєднуються. Якщо ваш бізнес працює з цифровими активами, також ознайомтеся з нашою приміткою щодо ризиків дотримання вимог криптовалют.

Санкції

Дотримання санкцій часто плутають із боротьбою з відмиванням грошей, але це зобов’язує кожен бізнес, а не лише визначені установи, і немає жодних винятків на основі ризику. Якщо ви торгуєте за кордоном, ознайомтеся з нашим посібником із дотримання санкцій у Нідерландах . Він охоплює перевірку, тест на власність та контроль, а також обов’язки щодо звітності згідно із Законом про санкції 1977 року (Sanctiewet 1977).

Чого вимагають законодавство про конкуренцію, споживче та договірне право?

Ви не можете домовлятися з конкурентами щодо цін чи ринків, а також не можете зловживати домінуючим становищем. Якщо ви продаєте споживачам, ви також повинні дотримуватися правил захисту прав споживачів, викладених у Книзі 6 та Книзі 7 Цивільного кодексу Нідерландів.

Закон про конкуренцію (Mededingingswet) відображає конкурентне законодавство ЄС. Він забороняє угоди та узгоджену діяльність, що обмежують конкуренцію, та зловживання домінуючим становищем. Управління з питань споживачів та ринків (Autoriteit Consument en Markt, ACM) забезпечує дотримання обох вимог, маючи повноваження, що включають неоголошені перевірки комерційних приміщень та цифрових даних.

Реальні ризики полягають у обміні інформацією в межах торгової асоціації, цінових або територіальних домовленостях між дистриб'юторами, угодах про заборону переманювання між роботодавцями та підтримці ціни перепродажу, представленої як рекомендованої ціни. Штрафи базуються на обороті, а директорів можуть оштрафувати особисто за інструкції або керівництво порушенням.

ACM також забезпечує дотримання законодавства про захист прав споживачів. Правила щодо дистанційного продажу, переддоговірної інформації, 14-денного права на відмову від договору, недобросовісної комерційної практики та необґрунтовано обтяжливих загальних умов застосовуються до кожного підприємства, яке продає товари споживачам. Вони застосовуються приватно, оскільки споживач може скасувати несправедливу умову, та публічно, оскільки ACM може накладати штрафи. ACM також контролює ринки енергетики, телекомунікацій, поштового зв'язку та транспорту. З моменту набрання чинності Закону про енергетику (Energiewet) 1 січня 2026 року він застосовує цей закон замість Закону про електроенергію 1998 року та Закону про газ.

Відповідність контракту

Дотримання умов договору – це та тиха сфера, яка породжує більшість суперечок. Згідно зі статтею 6:234 BW, ви повинні надати свої загальні положення та умови до або під час укладення договору; інакше інша сторона може анулювати ці положення. Встановлені законом строки діють незалежно від того, чи хтось за ними стежить. Покупець повинен подати скаргу протягом розумного терміну після виявлення дефекту, а строк позовної давності переривається лише письмовим повідомленням, у якому ви чітко залишаєте за собою право на виконання зобов'язання.

Таким чином, щоденник для договірних та законодавчих термінів є інструментом дотримання вимог, а не юридичною деталлю. Щодо повторюваних проблем у цій сфері див. наш огляд поширених корпоративних правових питань.

Які екологічні та продуктові правила застосовуються до вас?

Діяльність, що впливає на фізичне середовище, підпадає під дію Закону про довкілля та планування (Omgevingswet) або згідно із загальними правилами, або згідно із дозволом. Продукти, які ви розміщуєте на ринку ЄС, повинні відповідати законодавству ЄС щодо продукції.

Закон Omgevingswet діє з 1 січня 2024 року. Він об'єднав колишні статути з планування, будівництва та охорони навколишнього середовища в одну систему. Компетентними органами є муніципалітети, провінції та водні органи, а регіональні екологічні служби (omgevingsdiensten) здійснюють більшість перевірок та правозастосування. Якщо ваше підприємство займається обробкою відходів, скиданням у воду, викидами в повітря, зберіганням небезпечних речовин або експлуатацією енергоємних установок, вважайте, що ви підпадаєте під дію правил, і перевірте їх.

Відповідність продукції значною мірою залежить від ЄС. Щоб розмістити продукцію на ринку ЄС, вона повинна відповідати чинному гармонізованому законодавству, мати маркування CE, де це необхідно, бути підтверджена технічною документацією та мати відповідального економічного оператора, зареєстрованого в ЄС. Нідерландське управління з безпеки харчових продуктів та споживчих товарів (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) контролює гігієну харчових продуктів, маркування та відстеження, а також безпеку споживчих товарів, іграшок та деяких інших товарів. Інспекція з охорони навколишнього середовища людини та транспорту (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) контролює транспортування, перевезення відходів, житло та інфраструктуру.

Звітність про сталий розвиток та комплексна перевірка

ЄС звузив правила сталого розвитку за допомогою пакету Omnibus I, Директиви (ЄС) 2026/470. Директива про належну перевірку (CSDDD) тепер застосовується лише до дуже великих компаній, починаючи з 26 липня 2029 року; держави-члени повинні транспонувати її до 26 липня 2028 року. Гармонізований режим цивільної відповідальності ЄС було скасовано, а штрафи обмежені 3% від світового чистого обороту. Сфера застосування звітності про сталий розвиток (CSRD) також була скорочена до найбільших компаній. Впровадження в Нідерландах все ще триває, тому перевірте поточну ситуацію, перш ніж покладатися на старіше джерело.

Які обов'язки та ліцензії з корпоративного прибирання застосовуються?

Кожна нідерландська юридична особа повинна підтримувати свою реєстрацію в Торговій палаті в актуальному стані та реєструвати своїх кінцевих бенефіціарних власників. Якщо для входу на ваш ринок потрібна ліцензія, умови ліцензії є одними з ваших найважливіших зобов'язань.

Торговий реєстр (Handelsregister) повинен містити інформацію про ваших поточних директорів, уповноважених підписантів та зареєстровану адресу. Застарілий реєстр дозволяє представляти колишнього директора третім особам як такого, що все ще має право на це. Кінцеві бенефіціарні власники повинні бути зареєстровані в реєстрі кінцевих бенефіціарних власників (UBO), який ведеться Торговою палатою. Публічний доступ до цього реєстру було закрито після рішення Суду ЄС від 22 листопада 2022 року, але обов'язок реєстрації залишається незмінним. Компетентні органи, а за певних обставин і установи Wwft, все ще мають доступ.

Корпоративне управління додає ще один рівень. Згідно зі статтею 2:239 BW (для BV), директори повинні діяти в інтересах компанії та її бізнесу. Директор з конфліктом інтересів не може брати участь у прийнятті рішень. Режим великих компаній (structuurregime) та Закон про робочі ради (Wet op de ondernemingsraden) мають власні вимоги щодо консультацій та затвердження.

Галузеві ліцензії мають перевагу. Фінансові послуги вимагають ліцензії від DNB або AFM відповідно до Закону про національні фінанси (Wft). Азартні ігри вимагають ліцензії від Управління з азартних ігор Нідерландів (Kansspelautoriteit). Медичні заклади підзвітні Інспекції охорони здоров'я та молоді (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ), а щодо тарифів та поведінки на ринку - Управлінню охорони здоров'я Нідерландів (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Догляд за дітьми, приватна охорона, перевезення таксі, переробка відходів та вогнепальна зброя мають свої власні режими. Порушення умов ліцензії ставить під загрозу саму ліцензію, а не лише ваші фінанси.

Хто що забезпечує?

Дотримання вимог стає керованим, як тільки ви зможете назвати орган, що стоїть за кожним зобов'язанням. Це робоча карта для більшості підприємств:

• Нідерландське управління захисту даних (AP): GDPR, повідомлення про порушення даних та скарги від суб’єктів даних.
• Нідерландське управління праці: умови праці, робочий час, мінімальна заробітна плата, працевлаштування іноземних громадян та трудова експлуатація.
• Управління з питань споживачів та ринків (ACM): конкуренція, захист прав споживачів та регульовані ринки енергетики, телекомунікацій, поштового зв'язку та транспорту.
• De Nederlandsche Bank та AFM: нагляд за фінансовими установами під егідою Wft та нагляд Wwft за установами, що їм доручені.
• Податкове та митно управління, включаючи Бюро Toezicht Wwft: податкові декларації та платежі, ведення обліку та нагляд за боротьбою з відмиванням грошей за діяльністю торговців та посередників.
• FIU-Nederland: отримує повідомлення про незвичайні операції та вирішує, які з них оголошуються підозрілими, і передаються слідчим органам.
• NVWA: безпека харчових продуктів, безпека продукції, маркування та добробут тварин.
• ILT: транспорт, перевезення відходів, водопостачання та житло.
• Муніципалітети, провінції та екологічні служби: дозволи та їх забезпечення відповідно до Omgevingswet.
• RDI та галузеві наглядачі з кібербезпеки: обов'язок дбайливості та звітування про інциденти згідно з Cyberbeveiligingswet.
• Митниця (Дуан) та Центральне управління імпорту та експорту (CDIU): митниця, експортний контроль, ліцензії подвійного використання та санкції на кордоні.
• Секторні регулятори: Kansspelautoriteit, IGJ і NZa, а з 2027 року Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt для трудових посередників.

За всіма ними стоїть кримінальний шлях. Закон про економічні правопорушення (Wet op de economische delicten, WED) перетворює порушення багатьох нормативних актів на економічні правопорушення. Їх розслідує Служба фінансової розвідки та розслідувань (FIOD) або відповідна інспекція, а переслідування порушує спеціалізований офіс Державної прокуратури (Functioneel Parket). Саме так адміністративна проблема перетворюється на кримінальну, і саме тому ваша відповідь на перший запит керівника про надання інформації є юридичним рішенням, а не оперативним.

Скільки коштує невиконання вимог?

Штраф – це видима вартість, але рідко буває найбільшою. Втрата ліцензії, особиста відповідальність директорів та комерційна шкода зазвичай важать більше.

Максимальні штрафи є високими: до 20 мільйонів євро або 4% від світового обороту згідно з GDPR, штрафи на основі обороту в законодавстві про конкуренцію та категорії штрафів згідно з WED, які збільшуються залежно від тяжкості правопорушення.

Друга ціна – це втрата дозволу на діяльність. Керівник може призупинити або відкликати ліцензію, видати розпорядження, що підлягає сплаті штрафу, яке продовжує діяти до його виконання, закрити приміщення або заборонити продаж продукту на ринку. Для регульованого бізнесу це може бути екзистенційним. Подання заперечення або апеляції не зупиняє таке рішення; для цього вам потрібно звернутися до судді з питань попереднього захисту (voorzieningenrechter) з проханням про вжиття тимчасового заходу.

Треті витрати є особистими. Директори можуть нести відповідальність перед компанією за неналежне виконання своїх обов'язків згідно зі статтею 2:9 BW, перед третіми особами за незаконні дії та перед майном банкрута, якщо звітність не була подана або адміністрування було неналежним. Згідно зі статтею 51 Sr, правопорушення, скоєне компанією, також може бути переслідуване проти осіб, які дали вказівку або фактично керували забороненою поведінкою. Ваш файл відповідності тоді стає доказом як щодо окремих осіб, так і щодо компанії.

Четверта вартість — комерційна. Банки переглядають відносини, страховики підвищують страхові внески або скасовують покриття, тендери вимагають декларацій, які ви більше не можете робити, клієнти посилаються на права аудиту та розірвання договору, а покупці вашого бізнесу вимагають зниження цін або відшкодування. Як пояснюється в нашій примітці про те, як випереджати корпоративну відповідність вимогам , бути в курсі справ набагато дешевше, ніж ремонтувати пошкодження під наглядом.

Як створити програму відповідності, яку можна довести?

Почніть з реєстру ваших зобов'язань, оцініть ризики, вбудуйте засоби контролю у свої процеси та зберігайте докази того, що вони працюють. Керівник дивиться на те, що ви зробили, а не на те, що написано у вашій політиці.

Реєстр зобов'язань – це єдиний перелік усього, що пов'язує ваш бізнес, організований за вищезазначеними напрямками. Для кожного зобов'язання в ньому фіксуються джерело, керівник, внутрішній власник та докази, що підтверджують його дотримання.

Оцінка ризиків

Оцініть кожне зобов'язання за ймовірністю невиконання та серйозністю його наслідків. Серйозність важлива не лише у фінансовому плані: дозвіл, що знаходиться під загрозою, має вищу оцінку, ніж більший штраф. Зосередьте свої засоби контролю там, де оцінка найвища, та запишіть свої міркування.

Вбудуйте елементи контролю у свої процеси

Контрольні заходи працюють найкраще, коли вони функціонують так, що ніхто не повинен їх запам'ятовувати. Прикладами є крок перевірки санкцій під час прийняття замовлень, обов'язкове поле для вказівки правової підстави у вашому маркетинговому інструменті, система схвалення платежів, що перевищують встановлену суму, та автоматичне нагадування про дати поновлення дозволів. Навчіть людей, які приймають відповідні рішення, такі як рішення щодо продажів для санкцій та відділу кадрів для працевлаштування, а також реєструйте відвідуваність. Надайте кожному контролю відповідального, який має повноваження та бюджет для його функціонування, звітуючи перед членом правління, який несе відповідальність за все.

Моніторинг та зберігання доказів

Встановіть графік внутрішніх перевірок, відстежуйте вибірку транзакцій від початку до кінця принаймні раз на рік, реєструйте інциденти та майже помилки, а також відстежуйте ситуацію, доки кожна проблема не буде вирішена. Звітуйте перед радою директорів за встановленим графіком, а не лише після того, як щось піде не так.

Якщо проблема виявиться порушенням, заздалегідь проконсультуйтеся щодо того, чи покращить добровільне розкриття інформації ваше становище. За деякими режимами це так, але лише якщо ви звернетеся до керівника, перш ніж він знайде інший спосіб.

Що ми можемо зробити для вас з дотриманням законодавства?

Наші юристи з питань комплаєнсу допомагають підприємствам у Нідерландах налагодити та захищати свої зобов'язання щодо комплаєнсу. На практиці ми:

• Складіть реєстр зобов'язань за кожною сферою, вказавши джерело, керівника та внутрішнього власника для кожного зобов'язання.
• Перегляньте вашу документацію GDPR та допоможіть вам повідомити про витік даних до AP протягом 72-годинного терміну.
• Перевірте, чи підпадаєте ви під дію ліцензії Cyberbeveiligingswet, Wwft або галузевої ліцензії.
• Підготуйте відповідь на запит керівника про надання інформації та оцініть, чи допоможе вам добровільне розкриття інформації.
• Скласти заперечення (zienswijze) або заперечення (bezwaar) проти штрафу чи постанови, що підлягає сплаті пені, протягом шеститижневого терміну для заперечення.
• Оцініть особисту відповідальність ваших директорів відповідно до статей 2:9 та 2:248 Цивільного кодексу.

Резюме

• Дотримання законодавства охоплює всі правила, що зобов'язують ваш бізнес; дотримання нормативних вимог – це та частина, за яку відповідає призначений керівник.
• Основними сферами є зайнятість, захист даних та кібербезпека, оподаткування та звітність, боротьба з відмиванням грошей та санкції, конкурентне та споживче право, навколишнє середовище та продукти, а також корпоративне діловодство.
• Кожна область має свого керівника, і WED може перетворити порушення нормативних вимог на кримінальну справу.
• Недотримання вимог може призвести до позбавлення вас ліцензії та особистої відповідальності директорів, а не лише до штрафів.
• Програма працює лише тоді, коли вона має власників, вбудовані у ваші процеси засоби контролю та докази їхньої роботи.

Часті питання