Як роботодавець, важливо правильно зберігати дані своїх співробітників. При цьому ви зобов’язані вести кадровий облік персональних даних працівників. Під час зберігання таких даних необхідно враховувати Загальний регламент захисту даних (AVG) Закону про конфіденційність і Загальний регламент захисту даних (UAVG). AVG покладає обов'язки на роботодавця у зв'язку з обробкою персональних даних. За допомогою цього контрольного списку ви дізнаєтеся, чи відповідають ваші особисті справи вимогам.
- Які дані можуть бути оброблені в особовій справі?
Основне правило, якого дотримуються, - вносити в особову справу лише дані, необхідні для цілей: належне виконання трудового договору з працівником.
У будь-якому випадку зберігатимуться «звичайні» персональні дані, наприклад:
- Ім'я;
- Адреса;
- Дата народження;
- Копія паспорта/посвідчення особи;
- Номер BSN
- Підписаний трудовий договір з умовами найму та додатками;
- Дані про продуктивність і розвиток співробітників, наприклад звіти про оцінку.
Роботодавці можуть розширити кадрову справу, щоб включити інші дані, такі як особисті записи роботодавця, записи прогулів, скарги, попередження, записи співбесід тощо.
Як роботодавець, важливо регулярно оновлювати ці дані, щоб забезпечити правильність і точність щодо законних періодів зберігання.
- Коли можна обробляти «звичайні» персональні дані в особовій справі?
Роботодавець повинен враховувати, коли і які «звичайні» персональні дані можуть зберігатися в особовій справі. Згідно зі статтею 6 AVG, роботодавці можуть зберігати «звичайні» персональні дані в особистій справі через 6 причин. Ці причини включають:
- Співробітник дав згоду на обробку;
- Обробка необхідна для виконання трудового (трудового) договору;
- Обробка необхідна через юридичні зобов’язання, покладені на роботодавця (наприклад, сплата податків і внесків);
- Обробка необхідна для захисту життєво важливих інтересів працівника або іншої фізичної особи (наприклад, коли гостра небезпека є неминучою, але працівник психічно нездатний дати згоду);
- Обробка необхідна для суспільних інтересів/громадського порядку;
- Обробка необхідна для задоволення законних інтересів роботодавця або третьої сторони (за винятком випадків, коли інтереси працівника переважають над законними інтересами роботодавця).
- Які дані не підлягають обробці в особовій справі?
Окрім «звичайних» даних, які включено до файлу, є також дані, які (зазвичай) не слід включати, оскільки вони є особливо чутливими за своєю природою. Це «спеціальні» дані, які включають:
- Переконання;
- Сексуальна орієнтація;
- Расова або етнічна приналежність;
- Медичні дані (у тому числі при добровільному наданні працівником).
«Спеціальні» дані можуть зберігатися в AVG лише за 10 винятками. Основні 3 винятки:
- Співробітник дав чітку згоду на обробку;
- Ви обробляєте персональні дані, які навмисно оприлюднив сам співробітник;
- Обробка необхідна для переважних суспільних інтересів (для цього потрібна правова база Нідерландів).
- Заходи безпеки особової справи
Хто має право ознайомитися з особовою справою?
Переглядати особову справу мають право лише особи, яким доступ необхідний для виконання роботи. До таких осіб відносяться, наприклад, роботодавець і працівники відділу кадрів. Сам працівник також має право ознайомитися зі своєю особовою справою та виправити невірні відомості.
Вимоги безпеки до файлу
Крім того, важливо взяти до уваги, що AVG висуває вимоги до цифрового або паперового зберігання персональних файлів. Як роботодавець ви зобов’язані вживати заходів для захисту конфіденційності співробітників. Тому файл має бути захищений від кіберзлочинності, несанкціонованого доступу, зміни чи видалення.
- Термін зберігання кадрового досьє
AVG заявляє, що персональні дані можуть зберігатися протягом обмеженого періоду. Деякі дані підпадають під дію встановленого законодавством терміну зберігання. Для інших даних роботодавець зобов’язаний встановити часові обмеження для видалення або періодичної перевірки точності даних. AVG стверджує, що необхідно вжити розумних заходів для забезпечення збереження неточних даних.
Хочете дізнатися більше про терміни зберігання файлів співробітників? Тоді читайте наш блог терміни зберігання файлів працівників.
Чи відповідає ваша особова справа перерахованим вище вимогам? Тоді, швидше за все, він сумісний з AVG.
Якщо після прочитання цього блогу у вас залишилися запитання щодо особистої справи чи AVG, зв’яжіться з нами. наш адвокати з працевлаштування буде рада вам допомогти!