Роботодавці з часом обробляють багато даних про своїх працівників. Всі ці дані зберігаються в особовій справі. Цей файл містить важливі особисті дані, тому дуже важливо, щоб це було зроблено безпечно та правильно. Як довго роботодавцям дозволено (або, в деяких випадках, потрібно) зберігати ці дані? У цьому блозі ви можете прочитати більше про законний термін зберігання персональних справ і як з цим боротися.
Що таке особова справа?
Як було сказано вище, роботодавцю часто доводиться мати справу з кадровими даними своїх співробітників. Ці дані необхідно належним чином зберігати, а потім знищувати. Це робиться через особову справу. Це включає дані про ім’я та адресу працівника(ів), трудові договори, звіти про результати роботи тощо. Ці дані мають відповідати вимогам правил AVG і зберігатися протягом певного періоду часу.
(Якщо ви хочете дізнатися, чи відповідає ваша особиста справа вимогам AVG, ознайомтеся з нашим контрольним списком AVG для особистої справи тут)
Зберігання даних співробітників
AVG не вказує конкретних періодів зберігання особистих даних. Немає однозначної відповіді щодо терміну зберігання персональної справи, оскільки вона складається з різних типів (персональних) даних. Для кожної категорії даних застосовується різний період зберігання. Це також впливає на те, чи людина все ще є працівником, чи звільнилася.
Категорії строків зберігання
Як зазначено вище, існують різні періоди зберігання, пов’язані зі збереженням персональних даних в особовій справі. Є два критерії, які слід враховувати, а саме: чи працює працівник досі чи залишив роботу. Нижче показано, коли певні дані слід знищити або, точніше, зберегти.
Актуальна особова справа
Для даних, що містяться в поточній особовій справі працівника, який ще працює, не встановлено фіксованих термінів зберігання. AVG лише зобов’язує роботодавців підтримувати «оновлені» кадрові справи. Це означає, що роботодавець сам зобов’язаний встановити термін періодичного перегляду особових справ та знищення застарілих даних.
Деталі заявки
Дані заявки, що стосуються заявника, якого не прийнято на роботу, мають бути знищені протягом максимум 4 тижнів після завершення процедури подачі заявки. До цієї категорії відносяться такі дані, як мотиваційний або заявний лист, резюме, заява про поведінку, листування з претендентом. За згодою заявника дані можуть зберігатися близько 1 року.
Процес реінтеграції
Коли працівник завершив процес реінтеграції та повернувся на роботу, застосовується максимальний період утримання 2 роки після завершення реінтеграції. Є виняток, коли роботодавець є самострахувальником. У такому випадку застосовується термін зберігання 5 років.
Максимум 2 роки після закінчення роботи
Після звільнення працівника з роботи основна частина (персональних) даних в особовій справі підлягає терміну зберігання до 2 років.
У цю категорію входять:
- Трудові договори та зміни до них;
- Листування, пов'язане з відставкою;
- Звіти про оцінку та огляди ефективності;
- Листування, пов'язане з підвищенням/пониженням;
- Листування про хворобу від UWV та фірмового лікаря;
- Звіти, пов’язані з Законом про вдосконалення Gatekeeper;
- Угоди про членство в виробничій раді;
- Копія свідоцтва.
Принаймні 5 років після закінчення роботи
Певні особисті дані зберігаються протягом 5 років. Тому роботодавець зобов’язаний зберігати ці дані протягом 5 років після звільнення працівника з роботи. Це такі дані:
- Податкові декларації із заробітної плати;
- Копія документа, що посвідчує особу працівника;
- Дані про етнічну приналежність та походження;
- Дані, що стосуються податків із заробітної плати.
Таким чином, ці дані повинні зберігатися щонайменше п’ять років, навіть якщо вони замінені новими заявами в особовій справі.
Принаймні 7 років після закінчення роботи
Далі, роботодавець також має так званий «обов’язок утримання податків». Це зобов’язує роботодавця зберігати всю основну документацію протягом 7 років. Таким чином, це включає основні дані, арешти на заробітну плату, відомості про заробітну плату та угоди про виплату заробітної плати.
Закінчився термін зберігання?
Коли максимальний термін зберігання даних з персональної справи закінчився, роботодавець не може більше використовувати дані. Потім ці дані мають бути знищені.
Коли мінімальний термін зберігання минув, роботодавець може знищити ці дані. Винятком є випадки, коли мінімальний термін зберігання минув і працівник вимагає знищення даних.
У вас є запитання щодо термінів зберігання файлів співробітників або термінів зберігання інших даних? Якщо так, зв'яжіться з нами. наш адвокати з працевлаштування буде рада вам допомогти!